Navrhuji zlepšit efektivitu komunikace

Moderátoři: KoKS Praha, PKS Praha, Pražští předsedající, PMS Praha 11

Uživatelský avatar
igor.luhan
Senioři na palubě
Příspěvky: 26
Registrován: 05 led 2021, 18:30
Profese: důchodce, projektový manažer, VŠ učitel
Bydliště: Petýrkova 1948, Praha 4
Dal poděkování: 15 poděkování
Dostal poděkování: 21 poděkování
Kontaktovat uživatele:

Navrhuji zlepšit efektivitu komunikace

Příspěvek od igor.luhan »

Včera jsme absolvovali tříhodinovou schůzi. Co jsme se za tu dobu dozvěděli? Že nám zbývají k rozdání nějaké časopisy a že osobní animozity vedou někdy až ke zvyšování hlasu. Omlouvám se jestli mi něco důležitého uniklo, na takhle dlouhé schůze nejsem připraven a tak jsem se na chvíli musel odpojit kvůli jiné akci.

A kde byla informace o tom co se děje na radnici? Jsme lídři koalice, máme starostu, tak by místní sdružení mělo dostat informace z první ruky. Tedy co se stalo, co se chystá, ale hlavně jak je to v souladu s naším volebním programem (nemám pocit, že vše co Piráti v zastupitelstvu činí v souladu je a budu rád, když mě na příští schůzi přesvědčíte že je)? Proč nejsou tyto informace? Dokud jsme v zastupitelstvu by tato část měla být povinnou součástí každé schůze místní organizace!

Podobné schůze jsme v práci nazývali jako „přehlídku ztraceného času“. Pojďme se prosím domluvit na lepší efektivitě, to vše by šlo projít za půl hodiny. Pro začátek navrhuji doplnit přípravu (agendu) o:
- časování příspěvků, tedy kolik času na který příspěvek bude vyhrazeno,
- ke každému bodu doplnit co bude předmětem, proč, jaký se očekává výsledek,
- doplnit očekávané závěry do zápisu.

Taková příprava by měla být rozeslána cca 2 dny (minimálně 24 hodin) členům, aby se mohli připravit a případně doporučit další body. Je potřeba aby organizátor předem kontaktoval přispěvatele do jednotlivých bodů programu, zjistil a zachytil stav i to, co je třeba projednat, dohodl s ním čeho potřebuje dosáhnout, atd. Že to chce čas? Ano, je to tak. Ale je to důležité. Organizátorka schůzek je uvolněnou radní, takže by na to čas mít měla.

Během schůze pak dbát o dodržování časového harmonogramu. Nejvíc pomáhá se vyhnout dlouhým diskuzím nebo dokonce brainstormingu, protože to obvykle zajímá pouze dva či tři účastníky. Místo toho doporučuji dát těm několika zájemcům prostor to vydiskutovat mimo a společný závěr předat všem příště.

Co vy na to? Když to takhle jde v mém rodném městě, proč by to nešlo tady?
Uživatelský avatar
Zuzana.Boehmova
Místní předsednictvo
Příspěvky: 350
Registrován: 12 čer 2018, 16:17
Profese: středoškolský pedagog
Dal poděkování: 140 poděkování
Dostal poděkování: 185 poděkování

Re: Navrhuji zlepšit efektivitu komunikace

Příspěvek od Zuzana.Boehmova »

Informace o tom, co se děje na radnici, je vždy na pravidelných setkáních první pondělí v měsíci - pozvánka zde: viewtopic.php?p=757425#p757425

Určitě je dobré mít časový harmonogram a přípravu - díky za podněty. Jinak návrh programu byl veřejný: viewtopic.php?p=756458#p756458
Do programu pak byl požadavek zařadil dalších 7 bodů.

Jinak organizátorem je obvykle celé předsednictvo, to že jeden člověk obvykle předsedá neznamená, že to celé organizuje sám. Přestože by se mohlo zdát, že uvolněný radní má čas na to připravovat celý program jednání včetně přípravy bodů, tak se domnívám, že tomu tak není. Práce uvolněného radního s gescí jako je školství je práce na fulltime stejně jako každá jiná. V žádném případě by nemělo docházet k tomu, že v rámci svého angažmá na radnici bude řešit vnitřní věci Pirátů (úplně stejně jako v jiném zaměstnání).
mipol
Návštěvník – nepatří k Pirátům
Příspěvky: 118
Registrován: 04 bře 2021, 17:40
Dal poděkování: 62 poděkování
Dostal poděkování: 75 poděkování

Re: Navrhuji zlepšit efektivitu komunikace

Příspěvek od mipol »

Děkuji za pozvánku na 3.5., potvrzuji účast, i když zatím nevím, jaký je program jednání? Budou použity neprojednané body z pondělka 26. 4. nebo smíme navrhovat nové body?

K výše uvedenému, co už tu zmínil Igor, souhlasím, a připojuji návrh, že schůze mohou přece vést rotačně všichni členové nebo nováčci. Jak jinak se připraví na kariéru zastupitele nebo funkcionáře? Pak tu můžeme v kandidátských projevech číst takové zajímavosti, jako že kandidát na místopředsedu po dvou letech členství vlastně ani neví, co funkce obnáší a jak ji má vykonávat. Teď nekritizuji, jen soucítím, že jsem se jako čerstvá zastupitelka ocitla ve stejné situaci.

K pondělku: diskutovat dvě hodiny procesní věci, které si předsednictvo mohlo vyřešit samo jedním dotazem na PKS cosi napovídá o organizaci práce. Nechci to nyní rozebírat, ale pokud se opět dozvím, že už zase nejsem/jsem/nejsem členka ZKP, působí to už poněkud nekonzistentně a vyčerpává mě to v komunikaci. Opět věc, kterou jste si v rámci klubu a předsednictva mohli vyříkat interně a dát mi oficiálně vědět konečné stanovisko.

My také jako neuvolnění máme svá civilní zaměstnání, někdy čítající 12 hodin v kuse nebo noční, a často ještě i domácí školu a musíme podávat odpovídající výkony. Kdyby na to byl brán ohled, bylo by to úplně ideální. Děkuji.
Uživatelský avatar
Zuzana.Boehmova
Místní předsednictvo
Příspěvky: 350
Registrován: 12 čer 2018, 16:17
Profese: středoškolský pedagog
Dal poděkování: 140 poděkování
Dostal poděkování: 185 poděkování

Re: Navrhuji zlepšit efektivitu komunikace

Příspěvek od Zuzana.Boehmova »

Do programu je možné navrhovat cokoliv, ale prosím ve vlákně, kde je pozvánka. Na schůzích "Piráti Praha 11 a příznivci" je zvykově ustálený program, a to jsou reporty z radnice (pirátští radní, delegáti ve výborech, komisích a radách akciovek a opsek) + případně další informace z kraje (v tuto chvíli především informace k volbám).

Funkce zastupitele nerovná se funkce předsedajícího. Místopředseda MS nemusí být nutně předsedající. Zkušenost s předsedáním schůzí místního sdružení také není samospásná. Funkce v předsednictvu není jen o předsedání, ale obsahuje mnohem více managementu celého místního sdružení (organizaci akcí, správu PiVyše, kontakt s nováčky, řízení mediálních výstupů, pomoc dobrovolníkům, organizování kampaně, strategii přípravy do voleb, správu webových stránek,...)

Třetí odstavec je především směrem k @Martin.Muzikant. Předávala jsem informaci, kterou jsem měla od vedoucí oddělení pod OKS při radnici Prahy 11, a tím jsem ji považovala za dostatečně ověřenou, evidentně nebyla, za což se omlouvám.
mipol
Návštěvník – nepatří k Pirátům
Příspěvky: 118
Registrován: 04 bře 2021, 17:40
Dal poděkování: 62 poděkování
Dostal poděkování: 75 poděkování

Re: Navrhuji zlepšit efektivitu komunikace

Příspěvek od mipol »

Rozumím tomu po pondělní schůzi tak, že se posun v jednání zastavil na nedořešených personálních věcech, konkrétně dovolbě chybějícího místopředsedy.
Samozřejmě počkám, až si vše potřebné vyřešíte.
Uživatelský avatar
igor.luhan
Senioři na palubě
Příspěvky: 26
Registrován: 05 led 2021, 18:30
Profese: důchodce, projektový manažer, VŠ učitel
Bydliště: Petýrkova 1948, Praha 4
Dal poděkování: 15 poděkování
Dostal poděkování: 21 poděkování
Kontaktovat uživatele:

Re: Navrhuji zlepšit efektivitu komunikace

Příspěvek od igor.luhan »

Doporučuji ještě jeden doplněk k doporučením jak dělat přípravu, on z toho fakticky vyplývá:
- doplňky do programu je nutno vyžádat minimálně 12 hodin předem, jinak na ně nebude brán zřetel. Ten kdo žádá doplněk do programu, doplní také ostatní požadované body (čas, stav, návrh zápisu).

Znovu opakuji ještě jedno doporučení, které možná zapadlo a já jej považuji za důležité, aby se vedení schůze nevymklo řízení: "Během schůze pak dbát o dodržování časového harmonogramu. Nejvíc pomáhá se vyhnout dlouhým diskuzím nebo dokonce brainstormingu, protože to obvykle zajímá pouze dva či tři účastníky. Místo toho doporučuji dát těm několika zájemcům prostor to vydiskutovat mimo a společný závěr předat všem příště."
Odpovědět

Zpět na „Praha 11“