Změny postupů při provádění pravidel hospodaření a rozpočtů

[Petr.Vileta]

Taky bys mu třeba mohl předložit nějaký ucelený koncept, ne?

Opět - mohlo mi leccos utéct, ale fakt si nevybavuju, že bych od tebe někdy viděl nějaký ucelený návrh technického řešení určité problematiky, kteréžto řešení by výrazně usnadnilo členům či stranickým orgánům jejich činnost. (Případně zůstalo jen u jednoho příspěvku typu "mělo by to být uděláno tak a tak", ale pak už žádná snaha o realizaci.)
A naopak pokud s nějakým konceptem přišel někdo jiný, dočkal se místo konstruktivních návrhů na úpravu jen komentářů "to nepotřebujete" či "to nesmíte". Tak potom není divu, že ochota přizvat tě k nějaké spolupráci klesá.

[Lukas.Novy]

Uceleny komplexni koncept je vec nahovno, ja pracuju za pomoci unixove filosofie, dekomponuju na atomicke casti, implementuju jednu po druhe a celkovy obrazek funguje spolu automaticky, protoze zajistujes, ze jsou spolu kompatibilni casti, ktere se vzajemne ovlivnuji (ve zkratce, samozrejme mam celkovy prehled a myslim na veci typu gridlock, ale nemam potrebu to z hlavy dostavat ven, pokud si o to nekdo explicitne nerekne).

[Martin.Kucera]

Já to myslel k tvému

nejdriv je ale potreba se shodnout na principech a postupech

tj. že jsi mu klidně mohl poslat svůj návrh principů a postupů a ne čekat na nějaké jednání.
Věřím, že pokud by ty principy a postupy skutečně vedly ke snížení administrativní zátěže, zabýval by se jimi.

[Lukas.Novy]

Hele ja se taky musim prizpusobit tomu, jak si to predstavuje on. Sepisovat dizertacni prace a pak je nekomu cpat s tim, ze ten to beztak ani nedocte, protoze se to neshoduje s jeho predtavou je plytvani casem vsech.

[Petr.Vileta]

Zkusím to napsat ještě jinak. Vezměme jako základ, že chceme opakované provozní platby typu telefonů či energií řešit inkasem. Jaký je v takovém případě (a v našich podmínkách) nejjednodušší a nejefektivnější způsob, jak to provést a dostát přitom povinnostem ze zákona o účetnictví? To je otázka, na kterou bychom měli hledat odpověď, a podle toho přizpůsobit naše předpisy.

- Hospodar vytvori stranku v evidenci zameru, kde provede odhad rozsahu, celkove ceny apod. Jednoduchy formular na wiki proste.
- Necha si udelit souhlasy organu (obsah stranky se kopiruje do navrhu usneseni, lze automatizovat na tlacitko), po ,schvaleni do stranky nalinkuje spisove znacky.
- Dalsim tlacitkem/formularem k tomu zameru nageneruje potrebny pocet zadosti o proplaceni podle poctu mesicu apod. (samo to vyplni odkazy na souhlasy, cisla uctu, castky, rozpoctove polozky, hospodare, praktiky vsechno).
- Jakmile nekdo dostane do ruky vyzvu k platbe ci proformu, dohleda prislusnou zadost nebo pokud neexistuje, dohleda prislusny zamer a zadost vygeneruje. Do ni vlozi ten doklad.
- Automatika pri kazdem zobrazeni overuje technicke formality, pokud ty jsou splneny a je prihlasen hospodar zameru, zobrase tlacitko Podat zadost, ktery vytvori podani v FO se vsemi potrebnymi vecmi. Pokud je prihlaseny nekdo jiny, zobrazi se v pripade toho, ze je mozne zadost jiz podat tlacitko Upozornit hospodare, coz mu posle email. Podobne automaticky ho to upozorni, kdyz se blizi datum predpokladane platby a zadost jeste nebyla podana v podatelne, nebylo proplaceno apod.
- Jelikoz podani muze podat jenom hospodar pres to tlacitko, automaticky dochazi podle rozvrhu prace k prideleni zadosti urednikovi FO, ktery zkontroluje formality, ktere nelze zkontrolovat automaticky (predevsim nalezitosti dokladu apod.) a v pripade, ze najde chyby, podani s vysvetlenim zamitne, jinak ji prepne z Nova do Prijata, automat provede prislusny bankovni prevod, prepne ticket do stavu Proplacena a updatne stranku na wiki.
- Jakmile jsou vsechny doklady dodane (jak na wiki, tak odsouhlasene ucetnim a zauctovane), urednik prepne ticket do stavu Vyrizena, do te doby to samo o ne hospodare ci ucetniho otravuje a urguje. Automat opet updatne wiki.

Pretty easy, uz sem to davno diskutovl s vedoucim FO.

Týýýbrďo, že ty sis přečetl nápovědu k Flexibee? Tohle všechno tam totiž je a nejen tam. To umí kdejaký účetní program s dálkovým přístupem. Jen tu wiki tak nějak nepotřebují.

Uživatel byl napomenut za osobní útok.

[Jakub.Michalek]

Děkuji za připomínky. Aktualizoval jsem připravenou verzi návodu podle těch, které byly relevantní.

[Lukas.Novy]

Děkuji za připomínky. Aktualizoval jsem připravenou verzi návodu podle těch, které byly relevantní.

Kde?

[Lukas.Novy]

1,5c1
< Cíle dnešní schůzky:
<
< Zanalyzovat současnou situaci
< Zjednodušit postupy zadávání žádostí a jejich řešení
< Přispět k úplnému a bezchybnému evidování v účetnictví
---
>
7,9c3,6
<
< Pravidla fungování finančního odboru
<
---
>
>
> Pravidla fungování finančního odboru
>
11c8,17
<
---
>
> ZÁKLADNÍ SPOLEČNÉ CÍLE
>
> Základními společnými cíli jsou, aby:
> dodavatelé a členové obdrželi co nejdříve peníze, které jim náleží,
> podávání žádostí o proplacení probíhalo jednoduše a na jednom místě (v rozpočtovém systému),
> účetnictví bylo vedeno průběžně a bezvadně a byla minimalizována byrokracie.
>
> ZÁKLADNÍ POSTUPY
>
13c19
<
---
>
20c26
<
---
>
28c34
<
---
>
33c39,47
<
---
>
>
>
> POUŽÍVANÉ SYSTÉMY
>
> Rozpočtový systém
> Schválený rozpočet se vkládá do rozpočtového systému zde https://www.pirati.cz/fo/hospodareni2017/start
> V rozpočtovém systému lze sledovat plnění rozpočtu a zadávat žádosti o proplacení z některé položky rozpočtu
>
35,38c49,53
< Finanční odbor řeší jednotlivé žádosti přímo ve wiki, ostatní podání v podatelně na redmine.
< Podatelna je k dispozici na adrese https://redmine.pirati.cz/projects/fo/i ... uery_id=49
<
< Rozpočty
---
> Finanční odbor řeší jednotlivé žádosti přímo v rozpočtovém systému! (viz výše)
> Potvrzování na redmine či na fóru je zrušeno a nebude na ně brán zřetel - ostatní podání (stížnosti apod.) se řeší v podatelně na redmine https://redmine.pirati.cz/projects/fo/i ... uery_id=49
> Je přísně zakázáno, aby osoby jiné než finanční odbor, případně autor žádosti, vstupovali do žádostí o proplacení a vkládaly do nich své příspěvky
>
> Finanční plánování
42c57,68
<
---
>
> Účetnictví
> Účetní firma vede účetnictví podle následujících zdrojů:
> pohybů na transparentních bankovních účtech, které jsou v případě výdajů přes číslo žádosti o proplacení spárovány s žádostmi a k nim přiloženými doklady - účetní firma si tato data včetně přiložených dokladů průběžně natahuje z bankovního účtu a evidence žádostí o proplacení,
> přehled vnitřních převodů mezi týmy, které patří do určitého střediska a spravují rozpočtovou položku,
> pokladní deníky (v případě zřízení pokladen),
> jiné vhodné zdroje.
>
> Ve vhodných případech může účetní firma účtovat o transakci předem anebo postupovat jiným způsobem, podle kterého obvykle postupuje.
>
> ZVLÁŠTNÍ POSTUPY
>
46,49c72,79
< Základní zásada: Centrála uplatňuje náklady na sdílenou službu vůči jinému týmu pouze v případech, kdy se tak rozhodne, protože jde již o citelnou částku - pokud nejde o citelné výdaje nebo zneužití, může je platit z centrálního rozpočtu
<
< Níže uvedené služby nebo dodávky jsou osvědčení dodavatelé za výhodné ceny:
<
---
> Základní zásada: Centrála uplatňuje náklady na sdílenou službu vůči jinému týmu pouze v případech, kdy se tak rozhodne, (např. protože jde již o citelnou částku).
> Případné dotazy ke sdíleným službám směřujte na Tobiase Esnera.
>
>
> Doporučení dodavatelé
>
> Níže uvedené služby nebo dodávky jsou osvědčení dodavatelé za výhodné ceny a doporučujeme je určitě oslovit, pokud děláte výběrové řízení nebo hledáte dodavatele:
>
51c81
<
---
>
55a86,87
> * Bankovní služby – FIO
> * Pirátská centra a dodavatelé - viz sdílení lidí v metodice https://redmine.pirati.cz/projects/po/wiki/odmenovani
60,64c92,94
< * Bankovní služby – FIO
< * Pirátská centra a dodavatelé - viz sdílení lidí v metodice https://redmine.pirati.cz/projects/po/wiki/odmenovani
<
< Případné dotazy ke sdíleným službám směřujte na Tobiase Esnera.
<
---
>
> Pokud máte jiného osvědčeného dodavatele, kontaktujte prosím finanční odbor s návrhem na doplnění seznamu.
>
67c97
< V takovém případě finanční odbor proplácí bez dalšího souhlasu na základě faktury, založí trvalý příkaz nebo souhlas s inkasem, nejvýše však na dobu 2 let.
---
> V takovém případě finanční odbor proplácí bez dalších formalit po uplynutí příslušné doby, na základě faktury, založí trvalý příkaz nebo souhlas s inkasem, nejvýše však na dobu 2 let. Takové proplacení se průběžně neeviduje v rozpočtovém systému, ale v účetnictví.
69c99
<
---
>
77,84c107,110
< Dodavatelé jsou vypláceni z položky příslušného odboru. Dodavatel je povinen vystavit na poskytnuté plnění fakturu.
<
< Účetnictví
< Účetní firma vede účetnictví podle následujících zdrojů:
< pohybů na transparentních bankovních účtech, které jsou přes číslo žádosti o proplacení spárovány s žádostmi a k nim přiloženými doklady - účetní firma si tato data průběžně natahuje,
< přehled vnitřních převodů mezi týmy, které patří do určitého střediska a spravují rozpočtovou položku,
< pokladní deníky (v případě zřízení pokladen).
<
---
> Dodavatelé jsou vypláceni z položky příslušného odboru či jiného příslušného týmu. Dodavatel je povinen vystavit na poskytnuté plnění fakturu.
>
>
>
86,88c112,116
< Týmy shromažďují originály účetních dokladů ve svém příručním archivu.
< Doklady za ukončené čtvrtletí předávají do 30 dnů na centrálu.
<
---
> Doklady za ukončené čtvrtletí se předávají do 30 dnů na centrálu - v digitální podobě se předávají nahráním do evidence výdajů na wiki, v papírové podobě osobně Tobiasi Esnerovi nebo poštou na Řehořova 19, Praha 3 (či do schránky tamtéž).
> Pozor, v případě zálohových faktur je třeba do účetnictví založit i výslednou fakturu!
> Tým je oprávněn shromažďovat originály účetních dokladů ve svém příručním archivu a předávat je do 30 dnů na centrálu souhrnně.
> Centrála shromažďuje doklady v šanonech v uzamykatelné celostátní skříni v Pirátském centru, za kterou zodpovídá Tobias Esner.
>
92c120
<
---
>
95,96c123,125
< Požadavek na úhradu platby za nákup zboží či služby se zadává standardně jako požadavek o zpětné proplacení, samotná platba se realizuje telefonicky a autorizuje ji vedoucí FO nebo jiná pověřená osoba s právem disponenta.
<
---
> Požadavek na úhradu platby za nákup zboží či služby se zadává finančnímu odboru hospodář, a to buď žádostí o proplacení podanou předem, nebo telefonicky (pak se žádost o proplacení podává bezprostředně poté). Transakci kartou autorizuje její držitel.
> Držitelem bankovní karty je vedoucí finančního odboru Mirek Beránek nebo jím pověřená osoba.
>
99c128
<
---
>
102,104c131,133
< V případě, že je dodaný doklad vystaven na člena či příznivce a ten podá žádost, na příslušnou žádost se v souladu s § 17 pravidel hospodaření poznamená následující text:
< Česká pirátská strana tímto osvědčuje, že tento náklad byl učiněn ve prospěch příjemce z důvodu popsaného v žádosti. Protože příjemce není uveden v žádosti o proplacení jako přímý dodavatel, považuje se příjemce za komisionáře podle § 17 pravidel hospodaření, se kterým strana uzavřela bezúplatnou komisionářskou smlouvu podle obsahu žádosti.
<
---
> V případě, že je dodaný doklad vystaven na člena či příznivce a ten podá žádost o proplacení svých nákladů, na příslušnou žádost se v souladu s § 17 pravidel hospodaření poznamená žadatel nebo finanční odbor následující vysvětlující text:
> Vztah mezi členy a Českou pirátskou stranou (dále jen „Piráti“) upravují vnitřní předpisy, v tomto případě pravidla hospodaření. Podle § 17 pravidel hospodaření pokud není příjemce uvedený v žádosti o proplacení přímým dodavatelem a není ujednáno jinak, považuje se příjemce za komisionáře, se kterým strana uzavřela bezúplatnou komisionářskou smlouvu podle obsahu žádosti. Komisionář je povinen převést nabytý majetek na stranu a přiložit k žádosti o proplacení pokud možno účetní doklady, které mu vystavil přímý dodavatel. Česká pirátská strana tímto osvědčuje, že náklad popsaný v žádosti a přiloženém dokladu byl učiněn jejím členem nebo příznivcem, který má dle podané žádosti právo na náhradu. Protože není uveden v žádosti o proplacení jako přímý dodavatel, považuje se za komisionáře, se kterým strana uzavřela bezúplatnou komisionářskou smlouvu podle obsahu žádosti.
>
107c136
<
---
>
109c138
<
---
>
113,114c142,143
<
<
---
>
>
116,118c145,148
<
< Došlo-li k přečerpání rozpočtové položky a není-li to v již schválených výsledcích hospodaření, provede příšlušný orgán potřebnou nápravu nebo vyčerpá hospodář výdaj z jiné položky.
<
---
>
> Došlo-li k přečerpání rozpočtové položky a není-li to v již schválených výsledcích hospodaření, provede příšlušný orgán potřebnou nápravu (přerozpočtování) nebo vyčerpá hospodář výdaj z jiné položky. Přečerpání může finanční odbor napravit také automatickou změnou rozpočtu.
>
>
119a150
>

[Lukas.Novy]

Potvrzování na redmine či na fóru je zrušeno a nebude na ně brán zřetel - ostatní podání (stížnosti apod.) se řeší v podatelně na redmine https://redmine.pirati.cz/projects/fo/i ... uery_id=49
Je přísně zakázáno, aby osoby jiné než finanční odbor, případně autor žádosti, vstupovali do žádostí o proplacení a vkládaly do nich své příspěvky

Vy ste se asi posrali ne?

[Lukas.Novy]

Účetní firma vede účetnictví podle následujících zdrojů:
> pohybů na transparentních bankovních účtech, které jsou v případě výdajů přes číslo žádosti o proplacení spárovány s žádostmi a k nim přiloženými doklady - účetní firma si tato data včetně přiložených dokladů průběžně natahuje z bankovního účtu a evidence žádostí o proplacení,
> přehled vnitřních převodů mezi týmy, které patří do určitého střediska a spravují rozpočtovou položku,
> pokladní deníky (v případě zřízení pokladen),
> jiné vhodné zdroje.
>
> Ve vhodných případech může účetní firma účtovat o transakci předem anebo postupovat jiným způsobem, podle kterého obvykle postupuje.

Tohle jeden z duvodu, proc je ucetnictvi v takovy prdeli a tvrdim vam to od zacatku. Vy to chcete jeste zhorsovat? Zblaznili ste se? Proc to nedelame spravne?