Administrativní procesy

Administrativní odbor vede seznam členů a spravuje členské příspěvky, administruje a moderuje webovou diskuse včetně předsedání jednáním na Internetu.

Moderátor: Odbor - administrativni

Elizabet.Kovaceva
Asistent pro administrativu
Příspěvky: 47
Registrován: 12 zář 2016, 09:08
Profese: překladatelka
Bydliště: Praha 10
Dal poděkování: 37 poděkování
Dostal poděkování: 61 poděkování

Administrativní procesy

Příspěvek od Elizabet.Kovaceva » 15 kvě 2017, 23:46

Ahoj,

Cílem tohoto vlákna a příslušného úkolu v redmine (https://redmine.pirati.cz/issues/6397) je vytvořit soupis úkolů a povinností jednotlivých skupin a placených lidí napříč odbory strany s důrazem na administrativu. Soupis by měl zjednodušit administrativní procesy a umožnit lepší rozvržení úkolů, jakoži i posílit zástupnost. Zajistí a zpracuje AO. Republikovému předsednictvu v termínu stanoveném na posledním zasedání, bod 11 (republikove-predsednictvo-f61/zapisy-z- ... ml#p508417), tedy 25.5., předloží Vojtěch Pikal.

Navrhuji tento mini harmonogram:
16.5. Obešlu příslušné vedoucí týmů a další relevantní osoby a dám jim na vědomí, že se toto řeší. Založíme si pad, kde se nahodí úkoly, pravomoce, atd., viz níže.
17-22.5. Uhánení lidí, aby dodali potřebné informace
23.-24.5. Vznikne tabulka, kde bude vše přehledně popsáno (jméno, funkce, kontakt, tým, povinnosti, strom úkolování, přístupy a zaškolení, zástupnost...)
25.5. Vojta Pikal předloží výsledek RP.
26.5. (nebo 25.5.) postprodukce: tabulka se odkáže a nejlépe i rozepíše sem do tohoto vlákna, aby informace o tom, kdo za co odpovídá, bylo možné kdykoli dohledat.
Tito uživatelé poděkovali autorovi Elizabet.Kovaceva za příspěvky (celkem 3):
Michael.xChaos.Polak, Vojtech.Pikal, Zdenek.Hrib

Uživatelský avatar
Martin.Kucera
Vedoucí administrativního odboru
Příspěvky: 12070
Registrován: 23 dub 2009, 16:41
Profese: nakladatel
Dal poděkování: 2156 poděkování
Dostal poděkování: 15344 poděkování

Re: Administrativní procesy

Příspěvek od Martin.Kucera » 16 kvě 2017, 00:18

Elizabet.Kovaceva píše:23.-24.5. Vznikne tabulka, kde bude vše přehledně popsáno (jméno, funkce, kontakt, tým, povinnosti, strom úkolování, přístupy a zaškolení, zástupnost...)
K tomu poznámka - je potřeba (a IMHO i důležitější) mít i tabulku kde to bude rozvržené podle procesů, ne podle lidí.
Protože na nějakém procesu se často postupně podílí více lidí (např. přijímání člena) a když budou jeho jednotlivé fáze rozházené k těm lidem, nebude to moc přehledné.
Tito uživatelé poděkovali autorovi Martin.Kucera za příspěvky (celkem 2):
Vojtech.Pikal, Jakub.Michalek
tel.: +420 778 702 711
NEPIŠTE MI NA FACEBOOKU, TÉMĚŘ TAM NECHODÍM.

Uživatelský avatar
Petr.Vileta
Místní předsednictvo
Příspěvky: 25669
Registrován: 22 črc 2009, 18:12
Profese: živnostník, programátor
Bydliště: Plzeň 2
Dal poděkování: 20293 poděkování
Dostal poděkování: 17928 poděkování
Kontaktovat uživatele:

Re: Administrativní procesy

Příspěvek od Petr.Vileta » 16 kvě 2017, 01:21

Martin.Kucera píše:K tomu poznámka - je potřeba (a IMHO i důležitější) mít i tabulku kde to bude rozvržené podle procesů, ne podle lidí.
Protože na nějakém procesu se často postupně podílí více lidí (např. přijímání člena) a když budou jeho jednotlivé fáze rozházené k těm lidem, nebude to moc přehledné.
A nešlo by na to použít data plugin, jako je například pro žádosti o proplacení a rozpočty? V přehledu si pak můžeš řadit i filtrovat podle více hledisek. Trochu si to ještě pamatuji, tak bych případně pomohl a zaučil.
Poslední místopředseda místního sdružení Plzeň
tel: 608 445 655 (odpoledne a večer)
stínový ministr švihlých nápadů
----------------------------------------
Mějme vždy na paměti: Běžný občan je až ten poslední, komu bychom chtěli něco zakazovat.

Uživatelský avatar
Martin.Kucera
Vedoucí administrativního odboru
Příspěvky: 12070
Registrován: 23 dub 2009, 16:41
Profese: nakladatel
Dal poděkování: 2156 poděkování
Dostal poděkování: 15344 poděkování

Re: Administrativní procesy

Příspěvek od Martin.Kucera » 16 kvě 2017, 08:10

Možná šlo, pokud se mu dá nastavit vícesloupcové filtrování (protože při roztřídění podle procesů taky potřebujeme vidět jejich dílčí fáze seřazené chronologicky).
tel.: +420 778 702 711
NEPIŠTE MI NA FACEBOOKU, TÉMĚŘ TAM NECHODÍM.

Ivan.Bartos
Republikové předsednictvo
Příspěvky: 9764
Registrován: 11 čer 2009, 09:44
Profese: Senior Oracle Database Engineer / Functi
Bydliště: U Botiče 1390/3, Praha 4 - Michle, 14000
Dal poděkování: 4062 poděkování
Dostal poděkování: 14711 poděkování
Kontaktovat uživatele:

Re: Administrativní procesy

Příspěvek od Ivan.Bartos » 16 kvě 2017, 13:25

Mně by stačila pro začátek tabulka :-)
předseda Pirátů
ivan.bartos@pirati.cz

Uživatelský avatar
Vojtech.Pikal
Poslanec Parlamentu ČR
Příspěvky: 18237
Registrován: 19 srp 2010, 23:45
Profese: informatik, politik
Bydliště: Olomouc
Dal poděkování: 22888 poděkování
Dostal poděkování: 16247 poděkování

Re: Administrativní procesy

Příspěvek od Vojtech.Pikal » 16 kvě 2017, 13:46

Já taky prosím jednoduchou tabulku, nebo spíše strukturovaný víceúrovňový seznam podle primárně podle agend.
A agendám se pak budou uvádět lidi.
člen RV, AO, ZO, FO a PO a předsedající CF;
místopředseda sněmovny a poslanec za Olomoucký kraj, člen AO OlK
Profil|fb|blog Tel: 776635258 Mumble status

Uživatelský avatar
Petr.Vileta
Místní předsednictvo
Příspěvky: 25669
Registrován: 22 črc 2009, 18:12
Profese: živnostník, programátor
Bydliště: Plzeň 2
Dal poděkování: 20293 poděkování
Dostal poděkování: 17928 poděkování
Kontaktovat uživatele:

Re: Administrativní procesy

Příspěvek od Petr.Vileta » 17 kvě 2017, 00:25

Je někde seznam údajů, které v tabulce mají být? Zkusím to na pískovišti s pluginem, zatím jen ukázku, třeba se to ujme.
Poslední místopředseda místního sdružení Plzeň
tel: 608 445 655 (odpoledne a večer)
stínový ministr švihlých nápadů
----------------------------------------
Mějme vždy na paměti: Běžný občan je až ten poslední, komu bychom chtěli něco zakazovat.

Ivan.Bartos
Republikové předsednictvo
Příspěvky: 9764
Registrován: 11 čer 2009, 09:44
Profese: Senior Oracle Database Engineer / Functi
Bydliště: U Botiče 1390/3, Praha 4 - Michle, 14000
Dal poděkování: 4062 poděkování
Dostal poděkování: 14711 poděkování
Kontaktovat uživatele:

Re: Administrativní procesy

Příspěvek od Ivan.Bartos » 30 kvě 2017, 07:48

Připomínám že zítra je deadline.
A take připomínám že "běžná administrativa" není popis procesu :-)
Je to jednoduchý někdy. Prosím do tabulky

AO:

AO: a) Správa datové schránky Pirátů
START
1) denně zkontorluji datovou schránku (pokud teda nemám notifikaci na nemail, že něco přišlo)
2) vyzvednu dokument a zjistím. kdo je odesílatel a hlavně adresát a čeho se rámcově týká včetně deadline - na záladě toho určím prioritu
3) přepošlu dokument s vysvětlením na adresáta nebo skupinu adresátů, čeho se týká a jakou má prioritu
4) odpověď neočekávám ani dále neřešim
KONEC
Pravidelnost: denně
Časová náročnost: 10 minut
Kompetence: AO
Kdo dělá: Tobias E.
Vstupy: mimo Piráty - datová schránka
Výstupy: email s přilohou na určené adresáty
Požadovaná součinnost: N/A

AO: Zanášení změn statutárů či stanov na ministerstvo
...
...
FO:

FO: Proplacení již odebrané služby
FO:

PO: Výplaty odměn koordinátorům
PO: Kontrola činnosti koordinátorů
PO: Určení měsíční odměny PO
Naposledy upravil(a) Ivan.Bartos dne 30 kvě 2017, 14:03, celkem upraveno 1 x.
Tito uživatelé poděkovali autorovi Ivan.Bartos za příspěvek:
Vojtech.Pikal
předseda Pirátů
ivan.bartos@pirati.cz

Uživatelský avatar
Andrej.Ramaseuski
Republikový výbor
Příspěvky: 964
Registrován: 28 srp 2016, 20:49
Profese: programátor
Bydliště: Sedlíšťka (Radhošť)
Dal poděkování: 673 poděkování
Dostal poděkování: 871 poděkování
Kontaktovat uživatele:

Re: Administrativní procesy

Příspěvek od Andrej.Ramaseuski » 30 kvě 2017, 13:52

myslim si ze kompletnim splnenim tohoto ukolu by mohla byt uplna automatizace administrativnich procesu bez lidske ucasti.
Tito uživatelé poděkovali autorovi Andrej.Ramaseuski za příspěvek:
Tobias.Esner
two beers or not two beers?

Uživatelský avatar
Jakub.Michalek
Republikové předsednictvo
Příspěvky: 11423
Registrován: 22 čer 2009, 14:54
Profese: poslanec
Bydliště: Žižkov - Praha 3
Dal poděkování: 4935 poděkování
Dostal poděkování: 17073 poděkování
Kontaktovat uživatele:

Re: Administrativní procesy

Příspěvek od Jakub.Michalek » 31 kvě 2017, 11:09

Ad Ivan (chápu, že to byl vzor).
Ohledně dokumentů je třeba vést spisy, viz zde https://redmine.pirati.cz/projects/praha/wiki/Spisovka
a také fyzickou kopii označit spisovou značkou (vygenerovaným číslem v redmine) a založit do fyzického archivu.
Tito uživatelé poděkovali autorovi Jakub.Michalek za příspěvek:
Vojtech.Pikal
Jakub Michálek, předseda poslaneckého klubu Pirátů a místopředseda strany

Odpovědět

Zpět na „Administrativní odbor“

Kdo je online

Uživatelé prohlížející si toto fórum: Žádní registrovaní uživatelé a 1 host