1: Získejte potřebné informace od dodavatelů pomocí interního opravného prostředku pro zakázky malého rozsahu
2. Zveřejňujte informace přehledně. Maximum informací na jednom místě - na profilu zadavatele
3: Komunikujte s trhem podle principu "meet the buyer"
4: Vycházejte dodavatelům vstříc, například pomocí plurality "zadávacích řízení" pro zakázky malého rozsahu
5: Buďte konzistentní díky zřízení komise pro veřejné zakázky a pro schvalování výjimek
6: Sledujte kvalitu a hodnoťte interně své dodavatele
Interní opravný prostředek pro veřejné zakázky malého rozsahu
Na ministerstvu školství mají v zadávací směrnici zaveden (námi dosud nikde neviděný) interní opravný prostředek pro dodavatele veřejných zakázek malého rozsahu (VZMR). Kdo má pochybnosti o férovosti soutěže v případech, na které světlo ÚOHS nedopadá (tzn. VZMR), může využít možnosti obrátit se na samotné ministerstvo. Na případné výhrady se podívají nejen ti, kteří zakázku hodnotili, ale i “někdo jiný”, tj. nejdříve odbor veřejných zakázek a na závěr se pod finální verdikt podepíše náměstek sekce ekonomické.
Jinými slovy, vedení MŠMT chce vědět, zda se dodavatelům něco nezdá, a pokud sezná oznámení za relevantní, učiní patřičnou nápravu (např. vyloučí vítěze nebo učiní opatření do budoucna).
O možnosti interního opravného prostředku je vždy potřeba informovat trh - minimálně tím, že tuto možnost napíšete do zadávací dokumentace, do výzev, do rozhodnutí o vyloučení uchazeče apod.
Textace, kterou lze snadno upravit a vepsat do Vašich směrnic:
Podrobnější informace6.4.9 Opravný prostředek
1. Kterýkoliv účastník má právo podat proti úkonům zadavatele námitky, a to nejpozději do 3 pracovních dnů od doručení úkonu zadavatele, proti kterému námitka směruje.
2. Podklady pro rozhodnutí o námitkách zpracovává útvar VZ na základě vyjádření komise (komise pro otevírání a posouzení nabídek, pozn. autora). O námitkách a případné nápravě rozhoduje náměstek pro řízení sekce ekonomické.
3. Útvar VZ nejpozději do 10 pracovních dnů od obdržení námitky odešle účastníkovi písemné Rozhodnutí o námitce s uvedením odůvodnění, v případě nevyhovění námitky. V případě vyhovění námitky se v Rozhodnutí o námitce uvede způsob nápravy a odešle se všem účastníkům, kteří podali nabídky a nebyli ze zadávacího řízení vyloučeni.
4. Útvar VZ přijme opatření k nápravě spočívající ve zrušení rozhodnutí o zrušení zadávacího řízení, zjistí-li, že toto rozhodnutí bylo učiněno v rozporu se Směrnicí nebo základními zásadami pro zadávání veřejných zakázek, i když proti takovému rozhodnutí neobdržel námitky.
→ https://www.oziveni.cz/2_smernice-msmt/
→ https://www.oziveni.cz/3_smernice-organ ... osti-msmt/
MAXIMUM INFORMACÍ NA PROFILU ZADAVATELE
U VZMR je potřeba dávat na profil zadavatel ex post smlouvy na veřejné zakázky od 0,5 mil. Kč. Jinak se používá profil povinně až pro zakázky dle zákona. Proč však nepoužívat profil i pro VZMR, když jsou na něj dodavatelé zvyklí? Mnoho zadavatelů to tak dělá (viz odkazy níže).
Hrubou chybou je pak zveřejňování informací o zakázkách nekonzistentně na více místech (na profilu, webu, inzertních serverech, zpravodaji). Dodavatelé potřebují jistotu, že se dívají na jediný web se všemi aktuálními zakázkami.
Zveřejňujte následující informace:
(před zadáním zakázky formou otevřené výzvy)
- zadávací dokumentaci, případně doplňující informace,
- CPV kód
(po zadání veřejné zakázky např. nad 250,000,- Kč)
- seznam dodavatelů, kteří byli vyzváni nebo podali nabídku, včetně nabídkových cen,
- identifikaci vybraného dodavatele,
- stav řízení,
- zadávací dokumentaci (pokud byla vytvořena a dosud nebyla zveřejněna),
- postup (otevřená výzva, uzavřená výzva, přímé zadání),
- CPV kód, pokud dosud nebyl zveřejněn,
- smlouvu nebo odkaz na ni v registru smluv,
- identifikaci dotačního titulu (existuje-li)
Podrobnější informace
→ město Děčín,
→ Agentura ochrany přírody a krajiny
→ Státní pozemkový úřad
„MEET THE BUYER“
INFORMACE O PLÁNOVANÝCH INVESTICÍCH
Mezi zadavateli se rozmohla velice negativní představa, že s dodavateli je možné komunikovat výhradně jen v rámci zadávacího řízení, neboť jinak by šlo o nerovné zacházení s dodavateli. Toto mentální nastavení nahrává na jedné straně nezájmu dodavatelů o zakázky veřejného sektoru a zároveň případným klientelistickým a korupčním vztahům (komunikace probíhá skrytě jen s vybranými).
Ještě lepší jsou pravidelné akce (např. 1x do roka), kam pozvete relevantní dodavatele (viz skvělý příklad Povodí Vltavy, s.p.). Určitě ale zveřejněte pozvánku alespoň na webu (ideálně i v místním/odborném tisku, sociálních sítích apod.) a jednotlivě oslovte co největší okruh dodavatelů, abyste vyvrátili nařčení, že preferujete některé dodavatele. Tento princip se osvědčuje ve Velké Británii, jde o tzv. „meet the buyer“ koncept. U obcí lze uvažovat o konání těchto akcí v rámci svazků obcí či MASek, případně pro městské části. Setkání může organizovat i třetí (důvěryhodný) subjekt - okresní hospodářská komora apod.
Ve vztahu ke konkrétní veřejné zakázce je možné zveřejňovat i připravované zadávací dokumentace nebo projekty k obdržení zpětné vazby od dodavatelů. Stejně tak lze konzultovat plánované nastavení kvalifikačních kritérií. Vždy je však nutné nabídnout tuto možnost všem dodavatelům skrze prokazatelné zveřejnění min. na webových stránkách. Toto se děje v rámci tzv. předběžných tržních konzultací dle § 33 ZZVZ, které se v ČR zatím téměř nevyužívají. K tržním konzultacím velmi doporučujeme kontaktovat Ministerstvo práce a sociálních věcí, které tyto dovednosti aktuální školí v rámci svého projektu na sociálně odpovědné zadávání a sdružují dobrou praxi z ČR.
Podrobnější informace
→ Sociálně odpovědné veřejné zakázky
PLURALITA ,,ZADÁVACÍCH ŘÍZENÍ" PRO VZMR
Zadávací postupy se musí přizpůsobovat trhu. Ne naopak. Tradiční přístup vnitřních směrnic je ten, že od určité hodnoty zakázky se ne/musí oslovovat určitý počet dodavatelů k předložení nabídky. Každý jiný postup je podmíněn schválením výjimky.
→ Soutěžní řád Ministerstva zemědělství ČR
KOMISE PRO VEŘEJNÉ ZAKÁZKY/
SCHVALOVÁNÍ VÝJIMEK
Směrnice obcí často při schvalování výjimek dávají veškerou pravomoc radě obce. Nevýhodou takového nastavení je přenos odpovědnosti na osoby, které nemusí být s to kvalifikovaně zhodnotit, zda je výjimka oprávněna či nikoli. Obzvláště u větších zadavatelů (např. ORP) by bylo vhodné sestavit stálý “poradní sbor” pro veřejné zakázky. Příkladem může být opět Ministerstvo zemědělství.
Cílem je, aby rozhodování této komise bylo postupem času co nejodbornější a co nejrychlejší. Pokud nebude komise nadána přímo schvalovací kompetencí, ať alespoň povinně připomínkuje materiály pro radu. Důležité je, aby komise kumulovala zkušenosti, nastavovala konzistentní postupy a výklad Vaší směrnice. I po případném personálním výpadku jednoho z členů komise by měla být zajištěna kontinuita postupu celého úřadu.
Podrobnější informace
→ Směrnice pro veřejné zakázky Ministerstva zemědělství ČR (viz čl. 11)
HODNOCENÍ DODAVATELŮ
Nový zákon o zadávání veřejných zakázek umožňuje vyloučit dodavatele ze soutěže, pokud s ním má zadavatel špatné zkušenosti (§ 48 odst. 5 písm. d). Aby bylo možné použít tento důvod vyloučení, musíte mít v ruce dostatečně průkazný argument, že v posledních 3 letech se u vás (nelze použít zkušenost jiného zadavatele) dopustil nějakého závažného nebo dlouhodobého pochybení, “která vedla k vzniku škody, předčasnému ukončení smluvního vztahu nebo jiným srovnatelným sankcím”.
K prokazování je povinen zadavatel. To znamená, že musí mít “nabito”. Jedním ze způsobů, jak toho docílit, je pravidelné hodnocení dodavatelů a vytvoření dlouhodobé paměti zadavatele. Takový systém používají např. v Děčíně.
Nejlépe hodnocené dodavatele oslovujte napřímo vedle zveřejnění zakázky na profilu zadavatele. Pozitivně (a dovoleně) budete diskriminovat ty dodavatele, se kterými máte nejlepší zkušenosti. Zároveň o tomto interním hodnocení informujte trh, aby dodavatelé věděli, že kladete důraz na kvalitu.
Podrobnější informace
→ Ukázka hodnocení dodavatelů u VZMR v Děčíně
Hlaste se případně u Terezy.