Zápisy ze setkání RP, kanceláře a odborů

[Sarka.Altmanova]

Den a čas konání: 14.10. 2020 16:00 - 17:30
Zapisovatel: Šárka Altmanová
Předsedající: Aleš Krupa
Ověřovatel: Aleš Krupa

Přítomní: Aleš Krupa, Jana Koláříková, Mikuláš Ferjenčík, Adéla Hradilová, Alice Hamalová, Olga Richterová, Jan Hamal Dvořák, Radek Holomčík, Martin Kučera, Jiří Hoskovec

1) Newslettery - nastavení procesů
PO a MO se domluvili, jak nastavit proces přípravy newsletterů a chtějí znát názor ostatních. Mikuláš - za MO na tom bude dělat Marek Valko. PO bude sbírat podklady, Marek bude pak kompletovat a otázka je pak rozesílání - přes co? Lze mailchimp? Umožňuje nalodění to co potřebujeme, což je primárně práce s grafikou? Ještě si to s Markem upřesní, jak moc jsou jeho připomínky k nalodění vážné, Jana reaguje, jak grafiku řeší nyní, nalodění pro ní není překážka. Aleš chce znát termíny sběru údajů (deadline) - je potřeba nastavit s Markem (!!). Jana by začala postupně, ze začátku by Marek připravil jen podklad k odeslání a Janča to přes nalodění odešle, pak ho začne postupně zaškolovat. Alice za AO doporučuje nalodění (oproti mailchimpu) kvůli bezpečnosti kontaktů. Jana souhlasí, mailchimp by byl krok zpět. RT newslettery se odesílají také přes nalodění. Miki - rádi bychom spustili i NL pro lidi zvenčí, např. těm, kteří chtějí vědět update z Piráti pracují a MO chce vědět, co na to mají používat. TO se snaží přijít na řešení. Aleš za VV - 2 dny před volbami rozeslali maily z nalodění i databáze před naloděním - tato databáze nalodění + kontakty před naloděním máme. Pak existují i další databáze typu petice, voličské průkazy atd. u nich se řeší, jak je dále centralizovat, obnovit, znovu požádat o souhlasy se zpracováním, má zadáno externí právník. K mailu na “voliče” tedy ne členy reaguje Martin - základ je, že se založí newsletter, nastaví editory, následně přesype do nalodění databázi lidí, kteří mají odebírat Piráti pracují a pak si mohou editoři tvořit dle libosti. TO slíbilo navrhnout jednoduchý formulář pro sběr mailových kontaktů (bylo by nutné vyplnit pouze mail), který by po potvrzení “registračního” mailu vytvořil uživateli Pirátskou identitu, aniž by musel procházet Naloděním


2)Odpovídání, infolinka, práce s dotazy
Alice - na odpovídací službu by mohly přispívat i kraje, Jirka dostal za úkol u MIchala Zachara ověřit, jaký je aktuálně rozsah práce infolinky a zda je potřeba na to navýšit rozpočet MO na příští rok Podle Jany je to kolem voleb na 0,75 úvazek, Jirka ověří. Miki - problém je, že je to dost nárazová práce, navrhuje spíš přidat další mikroúvazek, aby byla možnost škálovat Olga dokumentuje dobrou práci Ivany Hlušičkové dobře strukturovanou tabulkou k její gesci. Radek - máme peníze na podporu zastupitelů pro případ, že se půjde do tvrdého lockdownu a bude třeba dávat našim zastupitelům právní pomoc atd. v současné situaci by se ale asi dalo využít i na tyto kapacity.

3)Zpětná vazba ze setkání RP a PKS
Na setkání RP s PKSky zazněla prosba, aby se o spuštění kampaní k nalodění kraje dozvídaly s větším předstihem a mohly se na to personálně připravit.
Mikuláš se omlouvá za nedorozumění, měl za to, že se o tom s PO bavili, zda je na to vnitřní struktura připravena. Mikuláš si ověřuje kdy a jak (komu) má předem avizovat, když se nějaké další aktivity začnou spouštět. Mikuláš navíc informuje, že PO bylo informováno o spuštění kampaně s předstihem, dohledal mail J. Vrobela Janě. Jana oponuje, že nevěděla přesně kdy, Mikuláš v mailu ale oznámení přesného data dohledal. Olga - tohle je přesně věc, která zbytečně pošramotí pověst MO, pojďme se z toho poučit a říct si, co příště udělat jinak. Došlo k diskuzi nad společným nastavením lepší komunikace mezi PO a MO. Jana slíbila v diskuzním fóru uvést na pravou míru.

Na setkání RP+PKS vyvstala ještě otázka, zda nalodění vypadá na první pohled opravdu tak jak chceme, když ho tolik propagujeme. Arnošt Štěpánek se nabídl, že se může věnovat dotažení pěkného uživatelského prostředí. Situace podle TO visí na tom, že nemáme kodéra - Honza za TO bude rád za každou dobrovolnickou pomoc, klidně by svolal schůzku. Mikuláš - nemá s tím problém, má nějakou nabídku za 5k, pokud TO s tímto souhlasí. Honza souhlasí. Jana má go na to Arnošta a jeho pomocníka přizvat, dají si společné Jitsi i s Honzou. Honza nově zjistil, že MO má peníze na front end, vůbec to netušil. Jana tuto informaci, že MO má peníze taky netušila, slyšela opak. Chce MO na meetingu s Arnoštem, aby k tomu řekli svůj pohled. Jana za tým Nalodění přizve na řešení úpravy front endu zástupce MO, Mikuláš projedná s Honzou Vrobelem. Aleš připomněl dobré zkušenosti s Danem Hlaváčkem, kódoval senátní weby a dárcovský web (ten za 11 tisíc).

4)Centrální web

Minule jsme se bavili o multiodborových projektech, dnes se budeme věnovat centrálnímu pirátskému webu. TO - pracují na tom, je to zásadní projekt jelikož je to rozcestník pro další weby. MO - souhlasí s Honzou, je to součást přístupu ke všem webům a preferovaná varianta je co nejminimalističtější upgrade, což je samo o sobě velký projekt, protože je tam mnoho podstránek. Za MO je cíl udělat to do podoby krajů a rychle od toho (nejde o klíčový komunikační prostředek). Aleš - jaký je cíl projektu? Chceme stránku, která bude hrát význam v kampani? TO - ne. MO - cíl je sjednotit design a upgrade po technické stránce. Mikulášovi by se líbilo, kdybychom měli nějaké intra piráti, zatím je dočasně zdroj informací i centrální web. Aleš - stává se nám z toho projekt mezi MO a TO a je třeba si určit, kdo za to bude zodpovědný. Přál by si, abychom měli darovací tlačítko na centrální stránce asap, padl dotaz na termín, TO - nevíme.

TO by bylo rádo, kdyby existovala tabulka, kde se projekty rozsekají i včetně informace kolik ze kterého odboru na to jde, abychom neměli jednu věc duplicitně u dvou odborů - např u webu má TO v rozpočtu “vnitřek” a MO “front end”, AO potvrzuje, také mají části které zařizjuje AO v rozpočtu AO, co řeší TO má v rozpočtu TO. Aleš pro jistotu i tak připraví tabulku, kde si toto prokontrolujeme.

5)Tabulka s návody
PO vyrobilo tabulku s návody po jednotlivých odborech - ostatní mají za úkol se na ně mrknout a rozhodnout, co zachovat, co updatnout, co smazat. PO rádo pomůže s aktualizací, aby měly všechny odbory vše aktuální, Jana by chtěla od odborů kontaktní osoby, se kterými to může řešit.

Olga děkuje, s radostí poslouchala diskuze mezi odbory, má radost, jak se projekty posouvají a děkuje odborům, jak spolupracují.

[Sarka.Altmanova]

Den a čas konání: 14.10. 2020 16 - 17:30
Zapisovatel: Šárka Altmanová
Předsedající: Aleš Krupa
Ověřovatel: Aleš Krupa

Přítomní: Aleš Krupa, Jana Koláříková, Mikuláš Ferjenčík, Adéla Hradilová, Alice Hamalová, Olga Richterová, Jan Hamal Dvořák, Radek Holomčík, Martin Kučera, Jiří Hoskovec

1) Newslettery - nastavení procesů
PO a MO se domluvili, jak nastavit proces přípravy newsletterů a chtějí znát názor ostatních. Mikuláš - za MO na tom bude dělat Marek Valko. PO bude sbírat podklady, Marek bude pak kompletovat a otázka je pak rozesílání - přes co? Lze mailchimp? Umožňuje nalodění to co potřebujeme, což je primárně práce s grafikou? Ještě si to s Markem upřesní, jak moc jsou jeho připomínky k nalodění vážné, Jana reaguje, jak grafiku řeší nyní, nalodění pro ní není překážka. Aleš chce znát termíny sběru údajů (deadline) - je potřeba nastavit s Markem (!!). Jana by začala postupně, ze začátku by Marek připravil jen podklad k odeslání a Janča to přes nalodění odešle, pak ho začne postupně zaškolovat. Alice za AO doporučuje nalodění (oproti mailchimpu) kvůli bezpečnosti kontaktů. Jana souhlasí, mailchimp by byl krok zpět. RT newslettery se odesílají také přes nalodění. Miki - rádi bychom spustili i NL pro lidi zvenčí, např. těm, kteří chtějí vědět update z Piráti pracují a MO chce vědět, co na to mají používat. TO se snaží přijít na řešení. Aleš za VV - 2 dny před volbami rozeslali maily z nalodění i databáze před naloděním - tato databáze nalodění + kontakty před naloděním máme. Pak existují i další databáze typu petice, voličské průkazy atd. u nich se řeší, jak je dále centralizovat, obnovit, znovu požádat o souhlasy se zpracováním, má zadáno externí právník. K mailu na “voliče” tedy ne členy reaguje Martin - základ je, že se založí newsletter, nastaví editory, následně přesype do nalodění databázi lidí, kteří mají odebírat Piráti pracují a pak si mohou editoři tvořit dle libosti. TO slíbilo navrhnout jednoduchý formulář pro sběr mailových kontaktů (bylo by nutné vyplnit pouze mail), který by po potvrzení “registračního” mailu vytvořil uživateli Pirátskou identitu, aniž by musel procházet Naloděním


2)Odpovídání, infolinka, práce s dotazy
Alice - na odpovídací službu by mohly přispívat i kraje, Jirka dostal za úkol u MIchala Zachara ověřit, jaký je aktuálně rozsah práce infolinky a zda je potřeba na to navýšit rozpočet MO na příští rok Podle Jany je to kolem voleb na 0,75 úvazek, Jirka ověří. Miki - problém je, že je to dost nárazová práce, navrhuje spíš přidat další mikroúvazek, aby byla možnost škálovat Olga dokumentuje dobrou práci Ivany Hlušičkové dobře strukturovanou tabulkou k její gesci. Radek - máme peníze na podporu zastupitelů pro případ, že se půjde do tvrdého lockdownu a bude třeba dávat našim zastupitelům právní pomoc atd. v současné situaci by se ale asi dalo využít i na tyto kapacity.

3)Zpětná vazba ze setkání RP a PKS
Na setkání RP s PKSky zazněla prosba, aby se o spuštění kampaní k nalodění kraje dozvídaly s větším předstihem a mohly se na to personálně připravit.
Mikuláš se omlouvá za nedorozumění, měl za to, že se o tom s PO bavili, zda je na to vnitřní struktura připravena. Mikuláš si ověřuje kdy a jak (komu) má předem avizovat, když se nějaké další aktivity začnou spouštět. Mikuláš navíc informuje, že PO bylo informováno o spuštění kampaně s předstihem, dohledal mail J. Vrobela Janě. Jana oponuje, že nevěděla přesně kdy, Mikuláš v mailu ale oznámení přesného data dohledal. Olga - tohle je přesně věc, která pošramotí pověst MO a úplně zbytečně, pojďme se z toho poučit a říct si, co příště udělat jinak. Došlo k diskuzi nad společným nastavením lepší komunikace mezi PO a MO. Jana slíbila v diskuzním fóru uvést na pravou míru.

Na setkání RP+PKS vyvstala ještě otázka, zda nalodění vypadá na první pohled opravdu tak jak chceme, když ho tolik propagujeme. Arnošt Štěpánek se nabídl, že se může věnovat dotažení pěkného uživatelského prostředí. Situace podle TO visí na tom, že nemáme kodéra - Honza za TO bude rád za každou dobrovolnickou pomoc, klidně by svolal schůzku. Mikuláš - nemá s tím problém, má nějakou nabídku za 5k, pokud TO s tímto souhlasí. Honza souhlasí. Jana má go na to Arnošta a jeho pomocníka přizvat, dají si společné Jitsi i s Honzou. Honza nově zjistil, že MO má peníze na front end, vůbec to netušil. Jana tuto informaci, že MO má peníze taky netušila, slyšela opak. Chce MO na meetingu s Arnoštem, aby k tomu řekli svůj pohled. Jana za tým Nalodění přizve na řešení úpravy front endu zástupce MO, Mikuláš projedná s Honzou Vrobelem. Aleš připomněl dobré zkušenosti s Danem Hlaváčkem, kódoval senátní weby a dárcovský web (ten za 11 tisíc)

4) Centrální web
Minule jsme se bavili o multiodborových projektech, dnes se budeme věnovat centrálnímu pirátskému webu. TO - pracují na tom, je to zásadní projekt jelikož je to rozcestník pro další weby. MO - souhlasí s Honzou, je to součást přístupu ke všem webům a preferovaná varianta je co nejminimalističtější upgrade, což je samo o sobě velký projekt, protože je tam mnoho podstránek. Za MO je cíl udělat to do podoby krajů a rychle od toho (nejde o klíčový komunikační prostředek). Aleš - jaký je cíl projektu? Chceme stránku, která bude hrát význam v kampani? TO - ne. MO - cíl je sjednotit design a upgrade po technické stránce. Mikulášovi by se líbilo, kdybychom měli nějaké intra piráti, zatím je dočasně zdroj informací i centrální web. Aleš - stává se nám z toho projekt mezi MO a TO a je třeba si určit, kdo za to bude zodpovědný. Přál by si, abychom měli darovací tlačítko na centrální stránce asap, padl dotaz na termín, TO - nevíme.

TO by bylo rádo, kdyby existovala tabulka, kde se projekty rozsekají i včetně informace kolik ze kterého odboru na to jde, abychom neměli jednu věc duplicitně u dvou odborů - např u webu má TO v rozpočtu “vnitřek” a MO “front end”, AO potvrzuje, také mají části které zařizjuje AO v rozpočtu AO, co řeší TO má v rozpočtu TO. Aleš pro jistotu i tak připraví tabulku, kde si toto prokontrolujeme.

5)Tabulka s návody
PO vyrobilo tabulku s návody po jednotlivých odborech - ostatní mají za úkol se na ně mrknout a rozhodnout, co zachovat, co updatnout, co smazat. PO rádo pomůže s aktualizací, aby měly všechny odbory vše aktuální, Jana by chtěla od odborů kontaktní osoby, se kterými to může řešit.

Olga děkuje, s radostí poslouchala diskuze mezi odbory, má radost, jak se projekty posouvají a děkuje odborům, jak spolupracují.

[Sarka.Altmanova]

Den a čas konání: 4.11.2020 od 13:00
Zapisovatel: Šárka Altmanová
Předsedající: Aleš Krupa, Alice Hamalová
Ověřovatel: Aleš Krupa, Alice Hamalová

Přítomní: Lucie Spáčilová, David František Wagner, Jan Hamal Dvořák, Ivan Bartoš, Šárka Altmanová, Aleš Krupa, Adéla Hradilová, Alice Hamalová, Vojta Pikal, Martin Kučera, Olga Richterová, Radek Holomčík, Jan Bednařík, Janka Michailidu, Jiří Hoskovec, Jana Koláříková

1)Kampaň Nalodění
Jana - zjistili jsme, že lidi stíháme oslovovat a pracovat s nimi, problém ale je, že je vše distanční. Tzn. zvládáme odbavovat prvotní kontakt, horší už je začlenění. Ivan - na RP jsme se dohodli, že to nějak zbrzdíme kvůli covidu, ale líbilo by se mu, kdyby se vytipovaly aktivity (5-6), na které nepotřebujeme prověřené lidi a daly by se nabídnout dobrovolníkům online. Alice - škoda že tu ještě není MO, potřebovali bychom se v rámci předsednictev při přípravě rozpočtu připravit na případné navýšení kapacit. DFW - problém se začleňováním lidí máme celoplošně, jen v Praze šlo o “propadnutí” 50 dobrovolníků ještě před coronou. Jana za PO souhlasí, nedělá si iluze, že bychom nyní vygenerovali úkoly pro 1000 lidí, pokud se jim nikdo neozývá a nic jim nenabídne, může dojít ke znechucení. Připravujeme řešení na propojování dobrovolníků a lidí, návody atd. se řeší, ale nebude to hned. Žádost o metodiku práce s licencemi obsahu na Pirátských médiích (Jedná se mi o žádost na MO formulovat metodiku pro sebe a ostatní týmy nad licencemi obsahu webů, sociálu atd. a získávání licencí od umělců a lidí, kteří pro nás vytváří obsah v souladu s naším programem a stanovami). Aleš by byl rád za burzu nabídek a poptávek v rámci dobrovolnické práce. Ivan - dříve jsme toto dělali na foru, to už nyní není udržitelné. Ivan neví, zda v prosinci bude nějaká lepší situace než teď. Janka - včera jsme se na mumble RV bavili o nějakém dashboardu k entery levelu, TO je vysílené, aby si na sebe vzalo další projekt, napadlo jí, jestli bychom pro toto mohli využít mrak, existuje sekce, která funguje jako trello, možná by se to dalo využít. Radek - o tomto jsme mluvili v širším kroužku a dali jsme si deadline konec listopadu, pokud je to, co popisuje Janka použitelné a vytyčíme si 5-10 projektů, které jsme schopni si zprocesovat, je to za něj v pohodě s tím, že ale za 14 dnů nebude hotový stav, ale něco, co se dá použít a pak by se dolaďovalo. Honza B. - v OlK je vidět, že se nám dobrovolníky daří zapojovat do odborných komisí atd. Jana - reaguje na Ivana - ano, v prosinci (resp. už za 14 dnů) to bude lepší, jelikož bude e-learning a budou webináře o zapojování, tzn. budeme trochu jinde a můžeme na to lidi odkazovat. Ptá se TO, jak to udělat tak, aby lidi ve vedení týmů mohli zadávat úkoly a ty byly na jednom místě a daly se rozřazovat. Líbí se jí nápad Janky ale neví, jak to dořešit technicky. DFW - neřešme technické řešení tady. E-learning bude super, ale má strach, že bude trvat, než se týmy naučí, že vůbec chtějí zapojovat lidi. Honza H. - je otázkou, jestli nejít cestou vytažení nástěnky z redminu, musí promyslet. Ivan - souhlasí s labelingem, o kterém teď mluvil Honza, chodí mu spousta mailů a ulehčilo by to práci na straně příjmu. Ví o iniciativě DFW ohledně práce s dobrovolníky, je rozčarován, že jsme byli v kolečku PO, MO, TO a dlouho se ladilo kdy to pustit a najednou je spuštěno a zjišťujeme, že to vůbec nebylo doladěno, přitom kapacity nikdy nebyly téma jako něco, co se nezvládne. Pojďme si říct, že pokud to vypneme, musíme mít jistotu, že až to za 14 dnů pustíme, neuteče nám ani myška. Janě by se líbilo, aby burza nabídek dobrovolničení byla na titulce nalodění, musíme najít místo, kde se budou všechny nabídky agregovat a udělat to tak, aby to bylo samoudržitelné a nemuseli jsme tomu věnovat moc času. Radek - vidí potenciál vyřešení problému, který máme dlouhodobě a budeme mít čím dál více. Koukejme se na to tak, že to, co se teď ukázalo, je akcelerační motiv k tomu, abychom vyřešili něco, co bychom museli vyřešit tak jako tak. Aleš - na straně nabídky dobrovolnické práce potřebuju hledat konkrétního člověka s konkrétními schopnostmi. Měla by vzniknout nabídka lidí se zájem o dobrovolnickou práci od KoKS a z druhé strany musíme mít nabídky práce, ale na to už nám nestačí technický systém, na to už potřebujeme spoustu práce navíc. Honza H. souhlasí - ozývají se nám lidi, kteří chtějí pomoci s technikou Pirátům, ale neví sami, co od toho čekat a stejně tak já pro ně nemám připravené úkoly, drobností, které se jim dají dát není tolik, máme pokročilejší úkoly a je třeba s nimi takto pracovat. DFW - v první fázi to bude o tom, abychom u každého týmu vytvořili nějaké jednoduché úkoly, kde se seznámí se stranou a začlení se. Potřebujeme nějakou dobu na experiment, týmy se musí naučit hledat práci a najít atraktivní práci pro dobrovolníky. Ivan souhlasí - potřebujeme něco, co dobrovolníka drží do momentu, než se dostane na schůzi, či ke konkrétním projektům. Naším cílem není lidi, kteří nemají schopnosti (a mít je třeba ani nebudou), cpát za každou cenu do resortních týmů. Honza souhlasí, jen si nesmíme odstřelit ty, kteří na to mají. Od nepaměti máme u úkolů v redmine zaškrtávátko, zda je vhodný pro dobrovolníky a jaké skills jsou potřeba na to, aby to dobrovolník mohl dělat. Netuší, zda to někdo používá. Jana - nejrychlejší by bylo poptávat ty věci v newsletteru a pak to překlopit někam dál. Musíme začít pracovat hlavně na tom, aby lidi uměli dobrovolníky vůbec zapojit, proto vznikla ta pracovní skupina. Pokud tohle nebude, můžeme mít tolik systémů kolik chceme, ale pokud je nebudeme umět začlenit, tak je to k ničemu. Alice souhlasí a popisuje kolečko s dobrovolníkem, jak funguje na Praze. Je potřeba nejen zapojovat, ale dělat i supervizi a být připraven, že se dobrovolník bude ptát i na další věci ohledně pirátské strany. DFW - aktivistické dobrovolnictví nám jde, nyní by se mohly rozběhnout projekty jako “pomoz zastupiteli”, potřebujeme rozšiřovat naše odborné týmy. Nemyslí si, že by byl problém s přeučením vedoucích týmů na to, aby se naučili dobrovolníky zapojovat, uvidí pak i dobré praxe odjinud a postupně to půjde. Olga - 1) nesnažme se o ideál, bude to celé proces, 2) nastavme u zapojených lidí očekávání nízko - můžeme lidem v pohodě říct “je vás moc a je corona”, 3) zeptat se všech členů i dodavatelů, aby vygenerovali alespoň jednu činnost, kterou můžou dobrovolníkovi nabídnout - např. čtení tisků, ladění newsletterů atd. stačilo by to udělat jednoduchou sdílenou tabulkou a roztříděním. Honza Hamal souhlasí s Olgou a nečekal by, až teoreticky zaškolíme lidi jak zapojovat lidi - nejde to stejně dělat jinak, než že se budou snažit někoho zapojit. DFW - co říká Olga má past - to co žijeme je X roztříštěných CRM vč. sdílených tabulek a vytvářet další není dobrý nápad. Jana - souhlas s Davidem, v databázích může vzniknout nepořádek a tomu se chceme vyhnout. Souhlasí i s Honzou Hamalem, školení lidí nikdy neskončí, ale je třeba lidi na začátku vybavit základním know-how, jak s lidmi pracovat. Ivan - takže máme kampaň vypnout? Přijde mu to zbytečné, Aleš si myslí, že se za 2 týdny nic extra nezmění, Alice - KoKs na Praze jsou zatím namotivovaní, ale nemají díky zapojování čas kontrolovat, jestli po jejich úvodu lidi někdo zapojil. Ivan domluví s Mikulášem pozastavení kampaně na 14 dnů, ale řekněme si cíl, kde máme za 2 týdny být. Honza Hamal - nemělo by to být o tom, si teď říct, že to chceme pozastavit, ale říct si, že jestli se tomuhle chceme dlouhodobě věnovat, musíme utlumit jiné aktivity. Jana je pro to stopnout, místo toho, aby si KoKs po volbách odpočinuli tak jsou teď vyšťavení z přívalu dobrovolníků. Radek by také stopnul, pokud jsme si schopni říct, že za 14 dnů budeme mít schopný pilot. Ivan - chceme vědět, jaká je kapacita KoKS pro práci s nováčky v době covidu a jaký je optimální zápřah lidí. Např. si řekneme, že cíl je 10 lidí měsíčně a pokud toho nedosáhneme, tak budeme pouštět kampaň. Jiří - je nešťastné, že jsme po roce příprav po pár týdnech narazili na tohle, pozor, zastavení kampaně se nerovná zastavení přílivu lidí, bude tam nějaký převis. Jana - narazili jsme kvůli coroně a zapojování lidí do aktivit, které nyní prostě nejsou. Jiří je proti stopnutí,ale respektuje převažující názor, Ivan to má stejně. Jana - pomohlo by stopnou kampaň v Praze a nechat běžet mimo Prahu. Závěr - na 14 dní se vypnou posty pro Prahu, PO pokračuje v přípravách návodů jak pracovat s lidmi a webináři, TO bude v nějaké podobě připravovat CRM, budou se průběžně dávat reporty jak se stíhá/nestíhá, operativně budeme přitahovat a otevírat kohoutek. Jana - CRM řešíme s Jarmilem Halamíčkem průběžně. Jiří a spol upozorňují na hrozbu přetížení Jarmila. Honza za TO reagoval. Proběhla rozsáhlá diskuze ohledně financování aktivit a projektů v rámci TO. Některé věci není možné pokrýt ani z rozpočtu ani dobrovolníky, projektů je moc. Martin K. - sklízíme to, co jsme zaseli po volbách 2017, nejdřív jsme to lili do MO a pak teprve do rozvoje infrastruktury. Ivan - nesouhlasí, je to mýtus, ano, peníze se rozpočtovaly do MO, ale také se ty peníze vyčerpaly, navíc MO taví výsledky do úspěchu ve volbách, a to ještě oproti konkurenci poměrně levně. Nestalo se, že by MO neuměl peníze efektivně spotřebovat. Honza H. - pokud máme levné kampaně, máme taky nejlevnější technické systémy v republice.

2) Webináře jako nástroj předávání know-how
V rychlosti probrán návrh na vznik webinářů k volebnímu dohledu, aby mohli Vojta s Martinem předat know-how dalším. Honza Bednařík - RV bude dělat volební dohled tentokrát trochu důkladněji, mohou se s AO více koordinovat. LS - Na příští týden byla svolána schůzka, která bude už řešit OVK, aby se v rámci toho mohl navázat systém na kandidátní listiny atd. Závěr - má vzniknout skupina zástupců AO, TO, RV, RP a dalších, kdo mají zkušenosti a chtějí se zapojit. Měl by vzniknout připomínkovací systém ve stylu “RP -teď máte vyhlásit volbu lídra”.

3) Žádost o metodiku práce s licencemi obsahu na Pirátských médiích
Alici se jedná o žádost na MO formulovat metodiku pro sebe a ostatní týmy nad licencemi obsahu webů, sociálu atd. a získávání licencí od umělců a lidí, kteří pro nás vytváří obsah v souladu s naším programem a stanovami). Upřesňuje - všude na webu máme otevřenou licenci a na Praze jsme zaznamenali, že jsme chtěli použít grafiku Česko InsPirativní a chtěli jsme dokoupit použití pouze pro Prahu, chtěla požádat mediální odbor o přípravu metodiky, abychom nemuseli vždy opakovaně zjišťovat, jak na to. Prosí MO, aby zjistil, jaké máme licence, můžeme de facto lhát a můžeme být odpovědní za nedodržení licencí. Honza Hamal - odkazuje na staré podmínky, které se nám ale už vytratily https://oldwiki.pirati.cz/web/podminky#copyright platí to, co máme na webech, ale nedal by za tu licenci ruku do ohně, historicky jsme publikovali stylem “sdělte autora”, nyní uvádíme “uveďte autora a nechte ostatní sdílet za stejných podmínek”. Řítíme se do situace, kdy nebudeme schopni licence rozplétat. Jiří - není v tomto kovaný a dá na doporučení TO a toho, co je optimální licenční ujednání. Ujasňuje si, zda chápe požadavek k Česku Inspirativní - Honza upřesňuje a podotýká, že není právník a přehled o licenční situaci by měl mít hlavně MO, které rutinně operuje s autorskými právy. Jiří zkusí zajistit, aby ilustrace nebyly na dobré slovo autorky, ale aby to bylo i právně v pořádku. Honza upozornil, že nemůžeme postupovat v režimu zaměstnaneckého díla. Adél odkazuje na podmínky pro placené úkoly, kde se dá dočíst více. Martin upřesňuje, že ale hlavní je autorský zákon. Honza - problém je hlavně to, že na webech nemáme korektní licenci.

4) Výhrady k poslednímu newsletteru
Janka - přišla po včerejším mumblu RV, kde se mimo jiné bavili o MO a zpětné vazbě vůči němu, nicméně diskuze vedla k nové praxi ohledně NL, na schůzce PO se zeptala, jak se stalo, že MO nově spolupracuje na novém copywritingu nějakého newsletteru, za RV je tam celkem jasná negativní zpětná vazba na to, jak to bylo nyní provedeno, copywriter si za výsledkem stojí, bylo to podle něj správně. Tím, že se cílí na čtivost a PR parametr sdělení, tak může být posunut význam nebo vynechaná informace, obojí se RVčku stalo, to samé se stalo TO, navíc nemáme efektivní cesty toho, abychom MO mohli dávat zpětnou vazbu tak, aby byla vzata na vědomí. Chce vědět, jak mají v takovém případě reagovat, aby to bylo vzato jako konstruktivní kritika a ne jako fackování po FB. TO - my jsme nechali dát do NL info o darech a při copy celé sdělení změnilo význam, u PO jsme měli kontrolu nad finálním zněním, nyní nemáme. Radek - my s copíkem řešíme i covid newsletter a vždy to posílá ke schválení, je tedy otázka, jestli neudělat nějaké zrychlené kolečko, aby autoři finální znění odsouhlasili. Pokud je ale jakákoli výtka na odbory, má to jít na vedoucí. Jirka - struktura komu dávat zpětnou vazbu je jasná - máme vedoucího, máme zástupce, máme Karolínu, pod kterou Marek (copík) spadá. Neví, zda to je jen názor Janky, nebo celého RV. Přál by si konkrétnější popis problému, pro MO je zase třeba problém nepřívětivost uživatelského prostředí při přípravě NL. Jan Bednařík - u TO bylo zásadně pozměněné sdělení, do NL by neměl nikdo zasahovat obsahově, měl by to být nějaký informační kanál, kde najdeme to, co tam dáme. Jana PO - nelíbí se jí, když se MO ozve s tím, že za 20 min potřebují překlopit NL a poslat ho, chce pevný harmonogram. Adéla - ke kontrole dochází, spolupracuje na tom Kája a Marek, chtěla by varovat před tím, aby se to každému zpětně posílalo zpětně ke kontrole, je to podle ní ze zkušenosti nereálně. Janka - vznikla pracovní skupina, která se mimo jiné bude zabývat tím, jak dávat zpětnou vazbu MO. PO - můžeme udělat sdílený dokument, který se pošle autorům sdělení, s tím, že pokud do nějaké doby nezareagují na finální znění, bere se to tak, že není výtka a může odejít. Janka - nějakou základní čtenost chtít můžeme, Jance jde ale o změnu celého sdělení. Vojta - je nesporné, že u darů došlo k totálnímu posunu významu a je třeba, aby ti, kteří za to mohou to uznali. Martin - plníme informační povinnost, pokud odbor něco potřebuje dát do NL, musí MO zařadit a neměnit význam. Janča - souhlasí s Vojtou, mělo by dojít k rozdělení na dva newslettery. Závěr - není možné měnit význam informací přidaným odbory do newsletteru. Jana - vyzdvihuje to co řekla Janka, že není možné se na MO “dobouchat” když je něco potřeba. Stížnost, že nefunguje předávání zpětné vazby.
Jan Bednařík - nelze měřit čtenost vyjma formou dotazníku
Vojta Pikal je potřeba aby bylo možné kontaktovat MO
Martin Kučera - má také zkušenost nemožnost se dostat k vedoucímu MO či jeho zástupci za komunikaci
Vojta - nevnímá dobrou cestu jak konkrétně organizovat práci jiným, ale musí existovat cesta jak komunikovat s MO
Jan Bednařík - je pro netříštění platforem. Všechny odbory jsou na Zulipu. Zmíněno, že i na Redminu a fungují jim podatelny. Podatelna MO je nefunkční z důvodu nevyzvedávání si zpráv MP.
David František W. - má dobrou zkušenost s MO v rámci komunikaci. Na SVýtu se problematiku komunikace s MO snažil řešil Mareš
Vojta přislíbil projednat téma komunikace a zpětné vazby na poradě RP
David nefunguje nám komunikace a zpětná vazba některých týmů a osob na vedení MO, pojďme si nastavit komunikaci tak, aby to bylo příjemné a přínosné i pro vedení MO a zvyšovalo se vzájemné pochopení.

Program na příští schůzi:

Sněmovní volby 2021 a s tím spojené úkoly pro jednotlivé odbory
Newslettery
Komunikace s vedením MO zástupcem vedoucího (dodavatelé MO fungují, komunikují v pořádku)

[Sarka.Altmanova]

Datum a čas konání: 8.12.2020 od 15 hod
Přítomni: Vojta Pikal, Martin Kučera, Aleš Krupa, Šárka Altmanová, Jana Koláříková, Alice Hamalová, Jiří Hoskovec, Adéla Hradilová, Martin Kučera, Helena Buchtová, David Fratišek Wagner

Zapisovatel: Šárka Altmanová
Ověřovatel: Alice Hamalová

1) Stálý bod úkoly a dotazy z minula
Domluvilo se, že bude vždy na začátek setkání zařazen tento stálý bod pro úkoly, aby došlo ke kontrole plnění úkolů. V dalším roce počítáme s progresem v tom smyslu, že administrativní sdílená síla, nebo administrativní výpomoc RP bude úkoly zapisovat do Redmine jednotlivým odborům.

2) Dobrovolnicky odpracované hodiny v odborech
Od RP byl žádán přehled odhadů dobrovolnicky odpracovaných hodin. Odbory odreportovaly, ale chtějí vědět, co má být smyslem této evidence. RP chce odhadované číslo hodin bezejmenného a nezměřitelného dobrovolnictví napříč stranou, které nemáme nijak uchopené a musíme se s tím naučit pracovat. Některým odborům se velmi špatně odhadovalo, kam až sahá placený úvazek a kde už je to dobrovolničení. Jirka má názor, že by se to s dobrovolničením nemělo přehánět, pokud je třeba tolik hodin, má se na to zasmluvnit člověk, nebo tu činnost stopnout. Jana - některé věci nemůžeme stopnout po odpracování časové kapacity dané smlouvou, pak by se nám mohly přestat dít zcela zásadní věci. Aleš zdůrazňuje, že i polovina našich placených lidí jsou stále polodobrovolníci, kteří by na běžném trhu práce měli vyšší nebo dokonce výrazně vyšší odměnu, takto je to potřeba brát.

3) Odpověď MO na minulý dotaz a žádost
Jednalo se o žádost přípravy pravidel a manuálu licenčních podmínek obsahu webu, sociálních sítí atd. a informování a školení dalších týmů v této oblasti. Jirka s Mediálním týmem Prahy vyřešili konkrétní problematický případ, který se vyjasnil a vše je nyní v pořádku. Alice ale nechce řešit tuto konkrétní věc, ale chtěla by metodiku - obecný návod, jak s tím zacházet. Za obsah na soc. sítích odpovídá MO, denně s tím zachází a měli by tedy poradit i ostatním. Vojta upozorňuje na Pravidla pro placené úkony https://wiki.pirati.cz/rules/ppu, podle kterých všechny úkoly vznikají pod licencí CC BY-SA 4.0 https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/. Jirka - vše vyrábíme s tím, že je to dále k využití. Alice - ano, v PPU to je, dlouhodobě máme v programu “cokoli vytvoříme, sdílejte dál, ale uvádějte autora”. Vojta - jsou pro ostatní odbory dostačující PPU? Janča - stačilo by to, ale problém je lidová tvořivost - lidé v krajích chtějí mít subsidiaritu, ale občas nejsou smlouvy uzavírány správně, potřebovali bychom centralizaci pod PO. Vojta - vzorové smlouvy doporučené pro celou stranu má schvalovat RP, Alice na to reaguje s tím, že ale dodat vzory a návody není dostačující, pokud tam není ucelená vědomost o možnostech zasmluvnění atd. Aleš - tradičně opět upozorňuje také na nutnost centralizace. Padla shoda, že udělat návod nefunguje, lidová tvořivost nemá hranic. RP slíbilo na poradě s PKSky připomenou PPU a upozorní proč jsou důležité i včetně licencí a možnosti sdílet obsah dál.


4) Komunikace s vedením MO
Kdo chce diskutovat s MO, je pro něj určeno nové vlákno na fóru, které vzniklo na četné žádosti spolehlivého prostoru, kde budou prosby vyslyšeny. Podatelna MO na Redmine, je podle Jiřího odbavována průběžně, urychlit vyřízení lze souběžným zasláním mailu s žádostí. Martin upozorňuje, že vlákno na Fóru by mělo být přístupné i RegP. Je nutné, aby ti, kteří mají ve vlákně reagovat měli adekvátní přístupy.

5) Rozpočet 2021
Rozpočet je předložen RV ke schválení, Vojta ho bude 12.12. ještě představovat na zasedání RV, pokud bude mít někdo čas, může dorazit. V příštím roce by RP rádo na základě poučení z letošní přípravy rozpočtu před předložením rozpočtu RV poskytlo finální verzi rozpočtu centrály alespoň na krátkou, ale relevantní dobu vedoucím odborů. Toto rozhodnutí odbory nadšeně přijaly. Zástupci RP odpověděli na konkrétní dotazy jednotlivých odborů k rozpočtu.
RV emailovou formou požádal odbory o doplnění popisu záměru a dalších vysvětlení.

6) Darovací akce a jiné pomoci
Alice - musíme nějak řešit schvalování akce, kdo má zodpovědnost za akci, připravenost akcí - legislativní rámce a dopady, kdo má koho o čem informovat, kdo připraví závěrečné zprávy + navrhuje oficiální zpětnou vazbu Lukáši Koláříkovi a Danu Galuszkovi jako garantovi za akci počítače pro děti. Proběhla diskuze nad vznikem návodu na toto, vznikne požadavek na právní tým. RP dá info PKSkům na společném setkání 14.12.. Šárka upřesňuje, že Lukáš a Dan nebyli iniciátoři, ale dostali sbírku na starost od krizového štábu Pirátů. Šárka také napíše s prosbou právnímu týmu ohledně metodiky pro pořádání sbírek, abychom se podobným failům pro příště vyhnuli.
Alice se ptala, zda někoho napadají pro příští rok nějaké nové projekty typu počítače dětem, které bychom měli zohlednit např. právě při přípravě návodů na příští rok. Nikoho nic nenapadá.


7) Sněmovní volby 2021 a s tím spojené úkoly pro jednotlivé odbory
Táhneme si sebou tento bod dost dlouho. Aleš chce vědět, kdo všechno z odborů (kromě MO, tam se zapojí všichni členové) se zapojí do přípravy a realizace kampaně sněmovních voleb. Už nyní ví, že jsou u něj pozice, kde se bude třeba na 50% pracovat na věcech spojených s volbami. Aleš to potřebuje vědět kvůli nákladům, které budou spojené s volbami. Alice si ujasňuje, kam v tomto spadají OVK, zmocněnci, podávání kandidátek atd. Aleš prosí o měsíční náklady na tohoto člověka a kolik měsíců to bude dělat (jestli je to plný úvazek, poloviční úvazek atd.).

Celostátní členský newsletter a newsletter pro veřejnost
Martin se dotazuje MO, jak to vypadá s přípravou newsletteru pro veřejnost, který chtěli předpřipravit v rámci rozdělení na členský newsletter a newsletter pro veřejnost - Jirka neví, ale zjistí.

[Sarka.Altmanova]

Návrh agendy:
1) Kontrola úkolů z minula 10 min
2) Report od Konsentu k projektu Respekt je profi 20 min
3) Nastavení procesu pravidelného reportování RV na základě Pirátské strategie 10-15 min
4) Zpráva ze setkání s PKS - Nalodění 10 min
5) Program celodenního únorového setkání odborů a RP (definovat co je účel, kdo je organizátor, co je třeba připravit, forma průběhu, zapisovatelé atd.) 10 min
6) Zpráva ze setkání s PKS - Školení PKS 5 min
7) Koordinace tajemníků zast.klubů na kraji - 5 minut
8) Dotaz na MO (nástěnková kampaň) - 3 minuty
9) Celostranický dotazník 15 min
10) Informování týmů o realizaci projektů a žádostí o upřednostnění projektů jiných týmů s dopadem na již domluvené projekty a činnosti 10 min
11) Databáze odměn

Datum a čas setkání: 28.1.2021, 12-14:30
Přítomni: David František Wagner, Šárka, Altmanová, Aleš Krupa, Olga Richterová, Alice Hamalová, Jiří Hoskovec, Lucie Spáčilová, Helena Buchtová, Jana Koláříková, Martin Kučera,Mikuláš Ferjenčík, Vojtěch Pikal, Ivan Bartoš

Zapisovatel: Šárka Altmanová
Ověřovatel: Aleš Krupa

1)Kontrola úkolů z minula
Všechny odbory Alešovi dodaly nástřel toho, jak moc se budou zapojovat do věcí spojených s kampaní. RP na poradě s PKSky připomnělo PPU. Jirka Hoskovec za MO dořešil (ne)veřejnost vlákna pro komunikaci s MO na fóru. Martin ještě poukazuje na nutnost dořešení RegP, MO nemá problém, pokud se někdo zaručí za to, že jsou RegP pročištěni. Martin s TO udělá ještě finální kontrolu a pak RegP do vláken pustíme. Jirka měl za MO zjistit, jak to vypadá s přípravou newsletteru pro veřejnost - zastavili jsme se při navázání na nalodění, nová testovací verze nalodění bohužel nereflektuje připomínky MO stran funkčního redakčního systému. Šárka zaurguje právní tým ohledně legislativního rámce pro darovací akce Pirátů.

2)Nastavení procesu pravidelného reportování RV na základě Pirátské strategie
Olga - jde o to, jak to udělat co nejsmysluplněji. Je strategie tak jak jí máme užitečná? Je reportování jednou za 3 měsíce udržitelné? RP musí pravidelně reportovat, Aleš se snažil různými způsoby sbírat zpětnou vazbu od odborů (skrz tabulky atd.) ale naráží pravidelně na to, že byl ignorován a pak od toho upustil, jelikož to byla zbytečná práce. RP si musí říct, jak tuto zpětnou vazbu od odborů získávat. Alice má dotaz na míru podrobnosti reportu. Martin - přiblížil se čas nutné aktualizace strategie, můžeme to spojit, jelikož si můžeme rovnou i říci, jak reportovat. Miki - na straně MO vzniká celá řada reportů a je možné je agregovat a předkládat RV, některé metriky ze strategie jsou obtížně uchopitelné v praxi. Aleš to chápe, TO si také dělá svůj report, ale pokud si každý bude dělat svůj a máme z toho vytahat něco, co může RP reportovat je obtížné, proto se to snažil zjednodušit, aby se to dalo shrnout jen ve stručnosti. Aby to dávalo smysl, měl by to být jednotný formát - např. tabulka rozsypaná na body strategie a odbory. Jirka - je otázka, co vše z našich reportů zahrnout, musíme zvolit takovou míru agregace, aby to bylo užitečné. Aleš - je i na RP, aby si řekli, jak to tam poté co nejlépe prezentovat. Vojta - strategie je od vytyčování dlouhodobých cílů a strategického rozvoje, nyní jsme velmi reaktivní, ale málo prostoru věnujeme plánování, pak nám rozjíždění projektů trvá půl roku...tohle má být způsob, jak se jednou za 3 měsíce zastavit a říct si, zda jsme vytyčených cílů dosáhli. Miki - nechme strategii dojet volební cyklus - na tom máme postavené všechny milníky, aktualizaci strategie ať poté po volbách navrhne nové RP a nové RV. Olga je ale pro to, začít to připravovat. Souvisí to už s dalším bodem - musíme si připravit varianty aktualizace strategie, rozpočtu atd. v návaznosti na výsledky voleb. Miki - je to naprostá utopie, že by se toto mělo řešit na přelomu listopadu a prosince - tam budeme nejvytíženější, hlavní aktéři nebudou moci na tomto vůbec pracovat, pozornost bychom tomu měli věnovat (aktualizaci) až v Q1 2022.

3)Program celodenního únorového setkání odborů a RP (definovat co je účel, kdo je organizátor, co je třeba připravit, forma průběhu, zapisovatelé atd.)
Olga navrhuje body Vyhodnocení co funguje a nefunguje na současných metrikách a současné strategii (1h), Klíčové meziodborové projekty (a klíčové alokace peněz). Martin by chtěl bod ke strategii postavený tak, abychom si řekli, zda je třeba aktualizovat teď, nebo to opravdu vydrží na další rok. Další bude bod k plánování financí. Miki souhlasí s Martinem, ale avizuje, že si myslí, že je opravdu lepší počkat na 2022. Alice - za AO se vyplatila komunikace s TO, MO a kanceláří zvlášť, kde se řešilo, jaká agenda se bude dělat, protože když se řešily společné projekty na velkém setkání, nebylo to přínosné. Chtěla by, aby se meziodborové projekty řešily po menších částech. Co je potřeba - projít si strategii, co se povedlo a nepovedlo v rámci přípravy rozpočtu. Soustředit se budeme pouze na větší prioritní témata, můžeme probrat něco menšího akutního, ale to patří do pravidelných setkání. Přípravou jednání je pověřen Aleš.

4)Report od Konsentu k projektu Respekt je profi
Ivan vysvětlil, proč se projekt vůbec začal připravovat, poukazuje na to, že jsme měli mnohem ambicióznější harmonogram, ale kvůli coroně se projekt roztahal (nemožnost setkávání). Fázi 1 jsme ale stihli završit. Máme report k 1. fázi a rádi bychom tuto zprávu pustili ven s komentářem. Softové věci musí protéct skrz další fáze projektu, může to mít dopady na vznik např. nových orgánů. Dokument má charakter projektu upgrade, kdy jsme pak dělali “opravy” za pochodu. I věci z této zprávy se už dějí v rámci odborů nebo exekutivy, Ivan teď nebude vše vyjmenovávat. Doporučení ze zprávy by se měly na speciálním setkání oživit nebo přetavit do strany za pomoci PO. Celý dokument je postaven na celostranickém průzkumu, k němu byla sice kritika, ale vzhledem k vyšším stovkám vyplnění nedošlo k odmítnutí tohoto nástroje. Ivan dal dokument nejdřív k připomínkování původní pracovní skupině a poté by dal celky k součinnosti odborům. Jakmile se opřipomínkuje, představíme s Konsentem exekutivě strany a RV, nemělo by to být úplně veřejné - v případě předložení CF toto nemůžeme zaručit, proto jen exekutivě a RV. V dokumentu se např. bavíme o vzniku důvěrníka, aby se měli členové kam obracet - stále panuje obava s nějakým sporem končit u KK. Z dokumentu můžou vzniknout směrem k odborům mikroprojekty, které spočívají třeba jen v malém upravení procesů atd. Současně řešíme i nějakou důvěrnost informací. Ivan si dovede představit, že po rychlém checku s Johanou z Konsentu je možné dokument k fázi 1 uvolnit vedoucím odborů, zástupci odborů a asistenti neprotestují, nahlížet nepotřebují. Olga upozorňuje na zkušenost z upgradu, kde vše trvalo o hodně déle, než se čekalo (třeba klidně o 2 roky), ale vše se pak stalo, tzn. buďme ambiciozní, ale trpěliví.

5)Zpráva ze setkání PKS - školení PKS
Olga - máme usazená setkávání PKS, ještě si to rozvinuli o setkávaní krajských zastupitelských klubů, umožnili jsme tím lepší komunikaci a prostupnost informací. Softovější věci (např. komunikace) jsme zvládli a řeší je i PO, je ale potřeba vyřešit i hard věci - administrativní věci, hospodaření, piroplácení, pravidla, předpisy atd. Alice se ptá, co všechno do toho patří, třeba i předpisy? Aleš - ano, ale musí to být uzpůsobeno jejich činnosti, tzn. jak pochopit rozpočty, ale ne jak zadávat jednu žádost za druhou, to nedělají. Alice souhlasí, přesně tak to myslela, abychom to přizpůsobili PKSkům na míru. Luci dělá nad rámec každý týden admin okno, kde vysvětluje, co je potřeba. Dávají také dohromady webinář jak založit MS.

6)Nalodění
Šárka - řešili jsme už minule, že by si Nalodění zasloužilo facelift, nějak se to už nedořešilo. Jiří Hoskovec - na Nalodění nám také visí veřejné newslettery, čekáme na redakční systém. Jana - z TO se mu věnuje jen Jarmil, který na to má 0,2 úvazku, tzn posouvá se to, ale pomalu. Primárně řešíme lidi, kteří nám propadávali databází, to je priorita. Martin - k vizuálu NL - podoba je limitovaná a některé požadavky se vyslyšet nedají. Jiří - to je nešťastné, tak buď TO kapacitu nemá, nebo ať jde požadavek na pomoc nebo peníze na člověka. Jana - VŘ na TO je vypsáno. Alice - konečně probíhá chobotnice, to by mělo pomoci kromě AO i PO a dalším, nezapomínejme na to, že se chystá veliká změna. Martin - se vrací k NL, některé věci nevyřeší ani mailchimp. Jirka - my nechceme žádné speciality, jen ať to dobře vypadá a lidem se s tím dobře pracuje. Jana - na TO probíhá prioritizace a pokud nám někde propadávají lidi, je to větší priorita než pěkné nadpisy. Martin souhlasí, dělá se na více projektech. Jiří chce jen info, jestli se na tom dělá a kdy to bude a to mu nikdo není schopen říct. Miki - chce vědět, jestli není možné Jarmilovi úvazek rozšířit třeba na náklady MO nebo RP, nebo jestli to není možné z jeho strany. Jana - nemá kapacitu, je zaměstnaný jinde a je vysoko na kandidátce, bude práci pro nás spíše omezovat. Helena - proto si děláme pool front i back end lidí, abychom byli flexibilnější, prvně půjde ven chobotnice koncem ledna nebo začátkem února, pak půjde Piráti pracují, to je vlastně na Majáku a pak půjdou další. Aleš - co můžu čekat od chobotnice, až bude venku, Helena neví přesně, je to ten samý projekt, kterému se dříve říkalo střeva, mělo by to usnadnit práci s identitami atd. Cílem je integrace systémů. Helena - ve VŘ budeme hledat i help deskáře, ale nechce slibovat nic, co by kluci nestihli, doplní nám info dodatečně. Bude tam několik databází - první bude nahrazovat people, ta bude v březnu a to není konec, ale velký začátek změny. Vojta - jde hlavně o to nahradit people a aby se daly informace lépe zpracovávat a editovat. Aleš - doufá, že v dalších fázích se počítá i o rozšíření přes kontakty z OVK, fundraising atd. Alice - ano, počítá.

7)Celostátní členská anketa
Na přání RP se bude opakovat celostátní členská anketa, otázky z loňska je třeba revidovat - zda jsou ještě aktuální a zda se bude dotazník dobře vyhodnocovat. PKS a odbory dostávají možnost navrhnout, na co se členů zeptat (nemůžeme ale garantovat, že se tam otázka dostane). Mikuláš k indexu spokojenosti - chce mít otázku formulovanou stejně jako loni, aby nedocházelo k úpravě textace. Důležitá je také zpětná vazba práce poslanců - to, že by dostali zpětnou vazbu v primárkách je pozdě a je to zbytečná facka. Je třeba promyslet, jak moc to pak komunikovat ven a jak to třeba předat jen poslanci. Šárka připraví sběrný dokument pro otázky od PKS, odborů atd.


8)Evidence odměn
Miki chce vědět, jaká data to tahá automaticky a co si musí lidi zadávat sami a v jaké je to fázi, jestli tam už můžeme naházet věci např. za PK a pustit to ven. Martin - zatím se vše zadává ručně. Nyní řešíme možnost štítkování a filtrování. Až to bude, chtěli by, aby to zpopularizovala nějaká významná Pirátská osobnost, aby to motivovalo i další. Vojta - aktuálně asi není jednotná metodika, co všechno se má zadávat, to chce dotáhnout.

9)Informování týmů o realizaci projektů a žádostí o upřednostnění projektů jiných týmů s dopadem na již domluvené projekty a činnosti
Alice - řešilo se to teď i u Nalodění - MO chtělo nalodění, do toho se změnila situace s prioritizací (propadávání lidí), jak předcházet tomu, aby byla informovanost mezi odbory. Např. domluvit se, že když přijde něco s vysokou prioritou a někomu dalšímu se něco posune, tak se mu o tom dá info, abychom si pak nevyčítali, kdo koho předběhl. Miki - sliboval celostranický newsletter do krajských voleb a jen díky tomu, že jsme šli pirátskou cestou místo externí, tak to není dodnes, z toho pramení naše frustrace. Aleš - přijde mi lidské řešení, že když se něco posune, tak se na TO zvedne telefon a vymyslíme řešení, na tom není potřeba nic složitého vymýšlet. Alice - a to se neděje a nebo se to děje pozdě. Helena - komunikace zlepšuje, ačkoli nejsme dokonalí, posouváme se. Alice - je rozumné při souběhu požadavků říct, ať se domluví odbory spolu a pak oznámí TO jak se dohodly.

10)Koordinace tajemníků zastupitelských klubů
Bylo by fajn mezi tajemníky dělat nějakou koordinaci, pomoci může například krajská spojka Petr Přenosil. Matouš Vanča jako tajemník PK připravil pro tajemníky hromadné školení.

11)Nástěnková kampaň
Jana - máme spoustu věcí v online, ale je škoda, že nepokrýváme spoustu malých měst, kde je řada nástěnek - šlo by, aby MO např. co týden připravilo nějaký plakát, který by kodo vyvěsili? Je na to kapacita? Miki - použil by grafiky, které dáváme na socky a udělalo by se to jako tiskové podklady pro použití přímo v printu, může to fungovat i v offline. Jana - jasně, jen potřebujeme pravidelně nějaký mail na koks, kteří už to rozpošlou dál. Miki - bavíme se o volební kampani, nebo permanentní kampani? Jana - permanentní, mělo by to být třeba co se pirátům podařilo prosadit atd. Aleš - chce to něco, co si budou moci ti kodo sami obsluhovat, např. záložka na webu, aby si to nástěnkáři postahovali a mohli s tím dál nakládat.

12)Zahraniční voliči
David - máme docela specifickou situaci - hodně voličů v cizině a hlasy jdou do ÚsK, kde máme Ivana, chtěl by připravit nějaký postup. Aleš - tento týden se jmenoval volební štáb a s nimi to budete řešit. Miki - minule bylo ze zahraničí 10k hlasů, je užitečné to řešit, bude čekat na návrh, co se dá dělat nad rámec klasické kampaně. David - měla by to být low effort věc, ze které vytáhenme třeba 30k hlasů, chce max jeden balíček informací ve stylu “takhle se volí v zahraničí”, aby to nepřidělávalo práci volebnímu štábu. David nachystá na technické úrovni - kolik voličů, jaké typy, co musí udělat aby mohli volit, cílená reklama na skupiny, bude se podílet MO.

13)Zombie a mikro weby
David popisuje situaci, kdy chce připravit mikro web, přijde za členem TO s tím, že si web udělají a zaplatí sami, chtějí ho jen propojit. Dostane frustrovanou zprávu TO, že spravují množství mrtvých webů a jeho žádost je zamítnuta. David se to snažil řešit, ale odpovědí mu bylo, že se jeho problém dá řešit bez mikro webu (bohužel od lidí, kteří nikdy kampaň nedělali). Jiří - má historicky podobný problém jako David, skončil kvůli tomu i u KK. Jana - a co maják? Tam se dá web postavit rychle. David - ano, to jde, ale když to zkusil, tak jim to zabralo 14 dnů, ale radši by to outsourcoval. Jana - už je to uživatelsky přívětivější. Vojta - Problém nejsou stovky webů na majáku, ale weby mimo maják. Maják má taky výhodu, že se info provazuje, tiskovku pak stačí dát na jedno místo a ne na 3. Martin - nejhorší je, když si někdo založí mikro web a pak čeká, že se o to TO bude starat. Alice - pokud teď přijdu na TO, mají kapacitu např. až za 3 měsíce, ale bude se naštěstí nabírat i helpdeskař. Jiří - musíme nějak sjednotit komunikaci, měl trochu problém. Vojta - běží výběrka na webaře, měli by poté mít možnost pomoci, případně udělat šablony a jeden člověk by měl řešit redesign celého webu. David - možná je tohle i větší problém, než jsme si mysleli, chápe, že TO je zatížené, řešení je třeba manuál, který dáme externistovi a on to podle toho nabuší. Není řešení šablona, ty prostě naší situaci nezlepší. David se spojí s Helenou a poradí se s ní, co se dá dělat. Martin - postavit si v tuhle chvíli web na majáku by nyní mělo být jednodušší, pojďme to dělat přes něj. David - opakuje, že důležité je, že to potřebujeme shodit z našich lidí, je lepší to zadat externistovi, než to svépomocí dělat na majáku. Miki - obecné nastavení by mělo být “dělejme co nejméně webů” nahrazuje to celá řada jiných platforem, řekněme si, jestli je to fakt taková pecka, že stojí za web. Pokračovala neformální diskuze nad weby, osoby které se tomu budou chtít věnovat, si na to udělají separátní schůzku, aby neblokovali ostatní.

[Sarka.Altmanova]

Strategické setkání odborů 26.2.20201
Čas a místo konání:10-15 hod, Jitsi
Zapisovatelky: Šárka Altmanová, Kristýna Karešová
Ověřovatelka: Lucie Spáčilová
Přítomní: Aleš Krupa, Adéla Snížková, Lucie Spáčilová, Jan Hamal Dvořák, Alice Hamalová, Michal Novák, Jana Koláříková, David František Wagner, Martin Kučera, Radek Holomčík, Helena Buchtová, Jiří Hoskovec, Olga Richterová,
Hosté: Jan Bednařík, Janka Michailidu

1) Plán zastupitelnosti odborů a vedoucího kanceláře
Michal N. shrnuje situaci, která se postupně zlepšuje, posun nastal u všech odborů, ale přetrvávají komunikační problémy. AO, TO zaznamenaly největší posun. Stále přetrvává malá frekvence setkávání odborů, jednou za pár týdnů nedostačující, zejména kvůli projektům. Strana a její organizace musí fungovat na týmové spolupráci. Vedení strany trpí podstavem, nutné mít lidi pracující na fulltime (10 % organizace) - nutnost fungujícího fundraisingu kvůli finančním zdrojům. Zastupitelnost - všichni se shodnou, že je nutné ji zavést do konce roku i kvůli nadcházejícím volbám a potenciálnímu úspěchu v nich. Zastupitelnost by měla být hlavně průběžná, kvůli dočasnému vyřazení vedoucího odboru. Mít obecný popis, co odbor dělá, aby bylo možné činnosti odboru převzít v nepřítomnosti vedoucího. Aktuální info, na čem odbor pracuje, seznam projektů a témat, aby bylo jedno místo, kde je uvedeno v čem je nutné pokračovat. Konkrétní info o lidech a jejich činnostech v odboru. Základní překážkou zastupitelnosti je nedostatek lidí a neochota delegovat, čímž se posiluje problém zastupitelnosti, ale ve výsledku to může mít pouze přínos. Řešení: zaučování nových lidí a jejich stahování do rozhodnutí týkajících se odboru, což je ve výsledku posílí v případě, že by měli někoho nahradit.
AO: potřeba víc lidí k ruce Alici, nutné udělat si čas na zaučení nových lidí
PO: zdaleka nejlépe fungující odbor, dotažené dokumentační části. PO má na wiki seznam aktualit a živých projektů.
TO: věci se v současnosti zlepšují, na TO visí hodně projektů a do budoucna bude na TO kladeno hodně nároků, zastupitelnost zde klíčová. Bude třeba si vyhradit čas na vytvoření systému zastupitelnosti i na úkor operační agendy.
MO: příkladem dobré delegace, a proto dobře funguje. Mikuláš F. poskytuje dohled a ideové vedení, ale dále se tomu příliš nevěnuje a pro další oblasti fungují ostatní členové MO separátně.
ZO: specifický odbor, v případě Davidova W. výpadku nebude ohrožena vnitřní struktura strany.
Reakce odborů na úvodní slovo a zastupitelnost:
AO: Alice H. - obecná zastupitelnost dle organizačního řádu, u odborů je nutná pečlivost. Křehká infrastruktura, ale to se mění. Zatím chybí protokoly a materiály na předání vedení AO a týmu. Dokončení manuálu AO (systémy, role, týmy, oprávnění a přístupy + manuál krok za krokem všech činností AO - zastupitelnost) je plánováno na červen 2021. Popis činností AO, časová náročnost lze jen odhadem - momentálně nejsou vedeny, ale do budoucna doufá, že ano, spoléhá se na zlepšení tech. systémů. Materiály AO jsou na Mraku, nicméně ho je potřeba zpřehlednit. Priorita je kladena na znalost procesů v AO a s tím spojenou zastupitelnost.
PO: Jana K. - zastupitelnost se za poslední rok zlepšila, PO se zvětšilo. Role jsou rozděleny tak, aby nedošlo k výpadku. Delegování funguje, Jana spíše pouze supervizuje. Existují podpůrné materiály v případě výpadku vedoucí tak, aby se mohlo hladce pokračovat.
TO: Jan H. - ze začátku TO stál jen na Andrejovi, postupně došlo k posílení týmu TO. Neexistuje 100% zastupitelnost, ale pro běžné věci by neměl být větší problém v případě výpadku. TO je přetížené požadavky od uživatelů, ale chystá se VŘ na helpdesk. Asistentka vedoucího TO, Helena B. funguje a daří se formovat formální agendu. Nutné ale ještě více posílit tým a vyjasnit specifikace na pozice, které obsazujeme.
Michal N.: Helča B. by mohla vypomoci s psavou administrativou - Helča je pro.
Podrobnosti ohledně VŘ na helpdesk jsou na Zulipu.
Nutné řešit weby s MO, měla by proběhnout schůzka mezi MO a TO bokem.
MO: Jiří H. - zastupitelnost funguje v rámci MO, je širší kádr lidí, kteří jsou vzájemně zastupitelní. Jediná věc, co je nutná řešit, je funkce hospodáře, tam je třeba zřejmě více delegovat.
v případě vítězství ve volbách mohou být kraje/regiony dobrým zdrojem pro nové lidi
ZO: David W. - daří se převádět povinnosti, není zásadní problém. Agendu lze snadno oddělit, není na nic dalšího navázaná. Nehrozí vážný výpadek ZO.

2) Rozpočet:
Alice H. chce ho řešit z pohledu procesního, jak se propracujeme k rozpočtu na příští rok. Potkat se ohledně toho v červnu je pozdě. Diskuze o tom, co budeme dělat příští rok by měla probíhat déle než od června.
David W.: Co je vlastně předmětem dnešního jednání?
Honza B.: Rozpočet by se tedy dnes probírat neměl a svolejme si jednání o rozpočtu na jindy.

3) Meziodborové projekty “Společné projekty”
Projekt OVK:
za AO: Lucie S.(Standa Š.): aplikaci čeká upgrade, možnost druhého ověření (spojení s TO). Registrační systém se spustí během června 2021 (přednostní uživatelé již v květnu, i ze STAN). Projektová dokumentace je na Mraku a do týmu OVK se připojí Kristýna K. z AO.
TO: Jan H: dořešení požadavku na SMS ověření, finanční nákladnost. Rozvoj systému pro OVK, vše závisí na Standovi, což je důkaz celkového podstavu.
Michal N.:
Jaká je priorita tohoto projektu? Lucie S. - priorita to je, je to možnost kontrolu sčítání hlasů, tedy výstup kampaně, je zde vidět posun, tedy má smysl na něm pracovat. Jan H. - střední priorita, Alice H. - priorita je určená rozpočtem, jsou na to vyhrazené finance, Martin K. priorita by to měla být.
Zdroje byly vyřešeny mezi AO a TO. Michal N. měla by existovat společná projektová dokumentace. Jan H. projekty popisovat skrz Redmine a úkoly. A o projektech se bavit na Zulipu, kde by mohla probíhat projektová komunikace. Pokud se zvolí Redmine, měl by být doplněn prioritizací projektu, zdroji, aby se dalo dohledat info o projektech. Je vyhlášeno VŘ na všeobecného projektového manažera, který by zřejmě měl zastřešovat všechny projekty.
Projekt Chobotnice
Momentálně ho vede TO, poté se předá AO, který by měl být jeho věcným správcem. Za TO zodpovědný je nyní Jan B. → důležité “vlastnictví” projektu
Z Chobotnice se pak budou čerpat i další systémy, je to infrastrukturní projekt. Chobotnice sjednotí databázi kontaktů, bude probíhat postupně.
Chobotnice má nejvyšší prioritu, na tom se víceméně všichni shodnou.
Nalodění
Věcný správce je PO, většinu práce odvádí TO, tedy probíhá spolupráce. Dojde k navázání na Chobotnici a i k zlepšení frontendu. Projektu není vyloženě alokována priorita a spíše stagnuje. K frontendu jsou nutné výstupy MO.
Jiří H. zdůrazňuje nutnost nadodborového vedení projektu.
Je to ještě starší projekt, který nemá jasné vedení, zadání, cíl ani finance. A nevíme, co od toho vlastně chceme. Až se jasně nadefinuje zadání, tak se můžeme pohnout dál.
Jan H. bylo by dobré sehnat někoho na frontendy, ať to nemusí dělat agentura za draho.
Michal N. nutné vytvořit dokumentaci k Nalodění ale i k dalším projektům. Není jedno místo, kam nahlédnout, abychom předešli neshodám, jelikož si nadefinujeme, kdo, co, jak. Potřeba lepší koordinace, a nebylo by špatné kdyby existoval někdo, kdo by zastřešoval všechny projekty. Hlavní problém komunikace (MO vs. zbytek).
Priorita relativně nízká, a to u všech oborů. MO tlačí na alokování lidí a zdrojů k dotažení projektu, chce sepsat co a kdy je potřeba udělat + projekt potřebuje profi řízení. Vojta vnímá nejasné zadání (Michal souhlasí), různé priority různých částí.
Jana se bojí, že kvůli projekťákovi nebudou peníze na projekt samotný, je dlouhodobě podfinancovaný a i proto to stojí, Alice potřebuje vědět o přechodech na nové systémy, kvůli osobním údajům (GDPR). Vojta s Alešem jsou ochotni peníze sypat tam, kde je jasné zadání projektu. Aleš k projekťákovi - různé projekty potřebují různé typy manažerů.
Honza má pocit, že se plete projekťák a zadavatel projektu, chce si ujasnit, jak to vnímají ostatní, Aleš vysvětluje, že to podle něj je projektový lídr - člověk, který to celé tlačí a vezme za své, podle Jany by ten člověk měl být u zrodu projektu
Alice chce vytvořit prostor na mraku, kde si dokumenty budou odbory a RP mezi sebou sdílet.
Weby - Maják
MO a TO si udělalo projekt weby, propojilo se to, ale záměr každého odboru byl jiný
Jan Bednařík - Maják vznikl proto, abychom sjednotili správu webů
Honza Hamal - je to rozpočtováno tak, že se překlopí hlavní web a krajské weby, zatím jsme nerevidovali, zda toto stále platí
- Školící materiály a návody
- Alice - běží, má na sobě PO, ačkoli má jen za úkol, aby se to stalo, nemusí vyrábět samo, spoupráce funguje
- Martin Kučera - když návod vytváří ten, kdo proces zná, je třeba feedback uživatelů kvůli srozumitelnosti

Michal pomůže za pomoci mustru dotáhnout projekty Nalodění a weby. Podle toho si můžeme říct, koho vlastně hledáme - má být projekťák manažer, nebo spíš asistent a koordinátor projektů? TO a PO si myslí, že to je pozice pro zlepšení komunikace s MO, jelikož tam podle nich je jediný problém. Jirka za MO nesouhlasí, nepopisuje to reálný problém, neblokovalo podle něj MO, ale špatné zadání a vedení projektu. Aleš vysvětluje, že každý je jiného založení a projekťák by mohl pomoci propojení lidí, kteří jsou z podstaty své činnosti jinak založení a mohou mít v komunikaci problém, není možné říct, že jeden odbor je dobrý a jiný špatný. David si není jistý, jestli projekťák, který do projektů vlítne v průběhu nevnese ještě více zmatku. K MO má kritiku, zároveň ale souhlasí, že pokud se nám Nalodění za rok a půl nepodařilo a všichni to hází na druhého, tak je opravdu něco špatně. Padla myšlenka, zda komunikace mezi odbory nemá fungovat na bázi vedoucích. Proběhla diskuze mezi TO a MO k Nalodění. Z diskuze vzešlo, že by bylo vhodné, aby byla dedikovaná člověka k řešení konkrétního projektu - to se ze strany MO u Nalodění nestalo, resp. stalo, ale čekali aktivní oslovení od jiných odborů, ale proativně se nezapojovali.
Alice - máme definován problém - není nastavená a vyjasněná komunikace, apeluje na nutnost řešení, je to priorita, bez nastavené komunikace se na projektech nedá spolupracovat. David - proběhl souhrn roku a půl, kde selhávala komunikace, to, že přijmeme neurčitého projektového manažera s neurčitou fcí to nevyřeší. Honza souhlasí s návrhem mediace MO vs. TO, souhlasí s tím, že bude mediovanou stranou, prosí o doručení RP - Šárka doručí. Jana - pomohlo by, kdyby se nastavila komunikace mezi odbory a RP, RP nikam nechodí, dnes je mimořádná situace, ale musíme lépe plánovat, někteří členové RP ani neví, jak fungují jejich odbory, které mají v gesci. Návrh od TO - úprava organizačního řádu tak, aby byla agenda webů a věci ohledně přijímání nových členů vyjmuta z kompetencí MO. Alice navrhuje před čevnem řešit přípravu na rok 2022.

4)Aktualizace činností odborů
Věcní správci technických systémů,https://wiki.pirati.cz/to/technicke-systemy
Honza se snažil systémy rozčlenit systémy “lidově”. RV na Honzovu prosbu správcem některých systémů zvolil CF, ale pokračuje stav, kdy to jede setrvačností tak, jaký byl zvyk. Honza vzhledem k vyhlášce potřebuje prokontrolovat, že systémy jdou skutečně za konkrétními odbory. Přál by si, abychom si u každého systému stanovili, kdo je zodpovědný za zadání systémových požadavků kvůli rozpočtovému dopadu. Honza nahodil zde
a chtěl by, aby se k projektům vždy nějaký odbor přihlásil. Ve chvíli, kdy by získal požadavek na vedení systémů, požádal by o rozvojové požadavky na systémy, chce to si sednout a rozmyslet si např. “budeme rozvíjet piroplácení?” abychom byli schopni to nacenit a sestavit rozpočet. Alice navrhuje do konce příštího týdne úkol pro všechny vedoucí požádat TO o provoz systémů, které odbory používají k výkonu své agendy. Do podatelny TO v Redmine. Alice zažádá za AO. Má mrak dále spadat pod TO? Ne, bylo by dobré, aby to někdo převzal a TO zpracovávalo jen požadavky. Alice navrhuje převzetí pod AO kvůli osobním údajům a navázání na další týmy. Definování stromu jak ho popsal Honza Hamal je důležité.


Na další schůzku odborů - pokračování v bodu komunikace, zpráva z konsentu - úkoly pro odbory, nastavení procesu přípravy a schválení rozpočtu (1,5-2h). Celkem další setkání bude na cca 5 hodin, pokud nebudou další témata.

[Sarka.Altmanova]

Datum a čas konání: 26.3. 2021 17-20:30
Přítomni: Jan Hamal Dvořák, Šárka Altmanová, Alice Hamalová, Vojtěch Pikal, Aleš Krupa, Olga Richterová, Jana Koláříková, Michal Novák, Jana Michailidu, David F. Wagner, Jan Bednařík, Jiří Hoskovec, Radek Holomčík, Mikuláš Ferjenčík, Martin Kučera (od 18:30), Rostislav Řeha
Omluveni:
Předsedající: Vojtěch Pikal (opět od 18 h), Olga Richterová (od 17:28),
Zapisovatelka: Denisa Horáková
Ověřovatel: Jan Hamal Dvořák

1)Dotazník pro RT
Olga - jde o dotazování, který zjistí stav RT. Poprosit vedoucí RT, aby vyplnili dotazník. Co by se mělo ještě doplnit? Olga ještě přemýšlí o doplnění z hlediska vzdělávání. Je potřeba ještě nějakého zdůraznění?

Vojta - dotazník mapuje jen současnou situaci, nehledí dopředu.
Alice - bude zjišťovat, zda si týmy nevedou vedlejší databázi spolupracovníků (důvod GDPR). Měli bychom s tím nějak nakládat a do budoucna řídit centrálně (chobotnice atd.)
Janča - plánuje se s RT dále spolupracovat, proškolovat je, jak s nimi pracovat.
Olga - navrhuje vtipnou otázku do dotazníku: “Věděli jste, že PO chystá…?”

2)OVK
Alice - V rámci koalice má probíhat společná delegace do OVK. Byla domluva na principech, jak by to mělo fungovat. Problém: 1) domluveno, že STAN si zajistí souhlas u svých lidí pro předání emailové adresy, na základě ní bude vygenerován odkaz na přednostní registraci. Dnes nám řekli, že nechtějí předávat maily, ale že chtějí formulář. Máme 3 možnosti řešení: 1) budeme na tom trvat, provedeme přednostní registraci i u STAN, 2) nebude přednostní registrace u STAN, 3) přednostní registrace se nebude konat, 31. se otevřou registrace pro kohokoli. Chceme raději lidi, kteří jsou ověřeni, tedy z minula. Ty obvykle zveme skrze přednostní registraci. Obecně nové lidi musíme ověřovat skrz koordinátory, mají na ně dotazník a zjišťují způsobilost. Jde o to, že možnost, kterou STAN chce, nejsme schopni realizovat. Byli jsme domluveni, že vše půjde přes aplikaci, ale prý mají dost lidí, kteří nemají emailovou adresu. Neočekáváme, že počet lidí ze STANu bude velký (jen 2-3.000, my cca 10.000). Nejsme schopni zaručit, že se jedná o tu konkrétní osobu, o kterou se má jednat. Nechceme, aby byl někdo delegován, ale nevěděl o tom.

Vojta - Tady to nevyřešíme, věc je spíše na volební štáb koalice.
Janča - jestli je to tolik lidí, koordinátoři nebudou asi schopni je zpracovat. Na VŠ by se to řešit dalo, pokud si ze STANu chtějí někoho delegovat, měli by si to zajistit.
Olga - proč ustoupili z předchozí varianty?
Alice - zmiňovali technickou dostupnost. Vojta - mají hodně lidí, co nemají email. Nejdříve poslat na VŠ.
Olga - bylo by fajn mít rozepsaný podklad - 1) původně to bylo tak to domluvené, 2) pak si STAN uvědomili, že by to mohl být problém. Potřeba navrhnout vysvětlení a řešení.
Alice - s tím počítáme, ale nestihlo se to zpracovat. Domluví se s volebními manažery.

3)Meziodborové projekty
Zpočátku proběhla diskuze na téma mediace MO a TO.

Radek - musí se říct, kdo by na té mediační schůzi měl být.
Jan H. - mediace je mezi mnou a Jirkou, není otázkou mediace mezi odbory.
Janča - máme standardizovaný postup pro mediace, je možnost zajištění mediátora.
Jirka - slyším prvně, že nemá jít o stav MO a TO. Nevěděl jsem, že má jít o vztah já-Honza.
Radek - předpokládám, že mediace bude muset být na nějaké úrovni. M. Ferjenčík by tam měl hrát nějakou roli - on je zodpovědný za chod odboru. Primární domluva by měla být mezi vedoucími odborů.
Jan H. - neschopnost komunikace MO s dalšími stranickými orgány je dlouhodobá. Problematická je častá nepřítomnost M. Ferjenčíka.
Michal - problémy jsou v komunikaci. Nikdo nedrží tu agendu. Prosadilo se již minule, že tu mediaci chtějí. Neodehrály se další kroky, které by k tomu směřovaly. Nikdo nehlídá agendu, další kroky. Bylo by dobré organizovat pravidelná setkání a prodebatovat agendu. Mělo by probíhat tak, že se podíváte na úkoly z minula.
Jirka - je třeba se dohodnout, jaké by měly být výstupy.
Olga - účastnit se i na úrovni odborů, nebo se účastnit sám (myslí tím Jirku)? Strategii má smysl vyhodnocovat a dávat perspektivu minulým závěrů.
Jan H. - rád se zúčastním jednání s M. Ferjenčíkem (o spolupráci odborů), ohrazuji se proti setkáním s J. Hoskovcem (mimo mediaci).
Janča - navrhuji supervize vedoucích odborů. M. Ferjenčík je přetížený agendami. J. Hoskovec ho nahrazuje, ale není vedoucím odboru. Mělo by se to změnit. Kombinace vedoucího MO a poslance je vražedná.
Radek - podporuji Janči myšlenku supervizí. Co nejdříve v příštím týdnu si zavolám s Honzou a Mikulášem, domluvíme schůzku za mé přítomnosti.
Jirka - rád jednám s každým, jsem všemu otevřen.
Olga - 1) Kdo zorganizuje mediaci mezi Jiřím a Honzou? Je to v zájmu fungování nás všech? Poprosit PO? Jednání je velice důležité, protože to blokuje práci nás všech. 2) Supervize vedoucích odborů - motivovala MO, aby měl vlastní. Snažíme se zavádět, je to super projekt. 3) O. Klimeš - nejaktivnější dobrovolník v Seniorech na palubě, hodně komunikuje.
Závěry: Janča - klidně to udělá, ale jen když Mikuláš slíbí, když tam bude chodit taky. Element MO chybí. Nemá problém zařídit, sehnat supervizora. Olga - mohla by slíbit, že na téma supervize prohodí s Mikulášem mírná, ale důrazná slova, dá to Janě vědět do 4 dnů. Prakticky by to organizovali jeho asistenti. Mediace osobní - Janča: ať se Honza ozve a mediátor se s nimi domluví. Olga - dáváme spoluúčast, ale ideální, kdy to jde i z části rozpočtu toho týmu (je pak větší zainteresovanost). Janča - 50% max. do výše 50k (pouze u mediace).

Další diskuze proběhla na téma projektu Nalodění.

Michal - požadavky z různých stran: např. RP - někdo, kdo povede jejich agendu. Druhý úhel ze strany odborů - jestli nechcete dalšího člena týmu, kdo by řídil projekty, tak si zvolte ze středu někoho, kdo jím bude.
Projekt Nalodění - není potřeba zařizovat další software, stačí tabulka v Excelu. Na začátku přehled projektu se základními informacemi, majitel projektu, další věci obecné. Zajímavá položka - měřitelný přínos (obecně definovat, co to má přinést). Nejpodstatnější - plán + rozdělení do jednotlivých položek. Dává vám to smysl? Jste schopni začít vyplňovat?

Alice - s rozsahem údajů o projektu (mj. cíl a předběžný plán) souhlasím. Ale myslím si, že máme lepší systém = redmine, kde je možné psát strávený čas, vytvářet/editovat podklady.
Jan H. - souhlasím. Současná úroveň v řízení projektů je nízká, jsou sledem nějakých mailů. Přijde mi to nerozumné. Je dobrý mít jednotnou komunikační platformu, kde budeme řešit společné věci. Zmiňovat poznámky, jak se ty projekty mění. Kdybychom si navykli spolu chodit na jeden stream třeba na Zulipu, bylo bychom v obraze, věděli bychom, co děláme. Formát svolání schůzek není vždy 100 %. Můžeme udělat větší progres, když budeme fungovat asynchronně. Komunikovat na jednom místě a pak můžeme přidat druhý bod - pojďme se naučit, že ty úkoly vypíšeme na jednom místě např. redmine. Sdružení úkolů, ať se neztratí. Opusťme filozofii a komunikace po mailech. Na závěr dodává, že Nalodění není projekt.
Vojta - tabulka je dobrá, ale věřím, že větší smysl dávají projekty na redminu. Tabulka může být pro někoho lepší.
Olga - beru to jako příklad projektového řízení. Nalodění - jedna z nejtěžších věcí, co děláme. K čemu přesně hledáme project ownera? Super by bylo, abychom si řekli, jestli neděláme chybu v jmenování počáteční věci? Volání po komunikačním kanálu - vedoucí odborů by se na tom mohli dohodnout, dovedu si představit například Signal. Není si jistá, že všechny úkoly by se měly házet do redminu. Důležité, abychom se učili k dobrému projektovému řízení - k tomu slouží pravidelné schůzky (jednou za týden statusy k projektu).
Michal - mít kanál je samozřejmost, nicméně doporučuji, aby se dal ke každému projektu pravidelný status. Zrušit schůzku k projektu jde vždy. Souhlasím s tím, že se může vymyslet jiný název (reakce na to, že Nalodění není projekt). Klidně používejte redmine, chtěl jen navrhnout, protože se projekty neposouvají moc dopředu. Nabídne pomoc - schůzka klidně na pár minut, abychom to rozběhli.
Janča - není to jednoduchý projekt, má spoustu podprojektů. Nalodění je teď ve stavu, kdy ho převezme a spolkne chobotnice.
Jan H. - autor Signálu přestal zveřejňovat nové verze, takže není vidět do toho, co běží na serveru, v IT komunitě to vyvolalo celkem povyk (proto ho beru s rezervou). Na příští rok - bude potřebova narýsovat IT projekty (kdo bude realizovat, kolik bude stát).
Alice - jaké nástroje budeme využívat? V jakém formátu? Jak a co tam má být popsáno? Jak často aktualizovat? Byla by vhodná metodika na projekty. Máme tady roční opakující se činnost, která se váže na rozpočet. To by mělo být u těch projektů.
Jirka - souhlasím s Jančou. Netlačil bych na konkrétní nástroje pro vedení projektů.
Michal - poznámky: 1) redmine musí se pořádně nastavit a pak podle toho jet, 2) rozdělení vedení a administraci projektu - může pomoct koordinátor, asistent, kdo dělá zápisy atd. Neříká, jak si to mají zvolit, ale odbory by si měly zvolit postup.
Jan H. - mít projekťáka, který projekt facilituje, je v pořádku. Když se společně něco dělá (např. projekt), musí být aktivní všichni stakeholdeři, všichni musí vstoupit se svými požadavky.
Alice - nástroj dokumentace projektů by neměl vznikat živělně. Bez domluvy dochází k tomu, že to máme porůznu.

4)Nastavení procesu přípravy a schválení rozpočtu
Aleš - připravil jsem strukturovaný dokument, který obsahuje návrh rozpočtu centrály na rok 2022. Každý rozpočet začíná tím, že je potřeba stanovit příjmovou stránku rozpočtu. Vzhledem k tomu, jaký rok je a co nás čeká, musíme pracovat s několika variantami. Můj odhad: 4 varianty - 1) omezená, cvičení, jak bychom reagovali na masivnější výpadek příjmu, 2) rovnoměrný vývoj jako dnes, 3) + 4) předpokládá slušný výsledek ve volbách. Na stanovení příjmové stránky by měla navázat příprava výdajové stránky. Jednak se na rozpočtu pracuje shora (předkládá RP - stanovení priorit RP s ohledem na ty varianty a finanční možnosti variant), souběžně by mělo běžet obdobné zdola (odbory). V rámci procesu potřeba schůzek na těchto dvou úrovních. Souběžně (od poloviny května) by se odbory a orgány měly podílet na čerpání letošního rozpočtu. Důležité pro to, abychom si mohli vyhodnotit rozpočet pro tento rok (výrazné odchylky, problémy, je navržen správně?). K těmto fázím by navrhoval velkou schůzku - měla by za úkol zhodnotit čerpání rozpočtu (případná opatření), současně by měla začít vážná diskuze o průniku priorit shora a návrhů projektů ze zdola. Provedení rozpočtových opatření - úkol pro Aleše. Pro orgány + odbory - zpracovat výsledky schůzky. Mezitím by měly proběhnout individuální (meziodborové) schůzky. Výsledkem by měla být rozpočtová schůzka za přítomnosti RP + orgánů + odborů. Podívat se, co to znamená z hlediska finančního. Jestli je vůbec realistické projekty a priority uvažovat. Co bude skutečně cílem dalšího rozpracování? Jedna z těch varianta - reálná v polovině října. V dokumentu rozepsané detailněji.

Mikuláš - navrhuji, abychom nedávali energii variantě “propad”. Začínat na variantě současný stav, i tato varianta nás nutí hledat úspory. Nejdůležitější je příprava varianty významný výsledek a vláda - budeme pod největším tlakem dělat ty změny rychle a když to nevyjde, bude dostatek prostoru to přehodnotit. Nejvíce usilovat o 2 návrhy: 1) varianta - jak jsme na tom teď, 2) varianta - která je v rozpočtovém výhledu, tak i opoziční, 3) cca 55 koaličních mandátů - nejdůležitější na připravení.
Aleš - nemá problém s tímto návrhem. Ale také by ho zajímalo, jestli si dokážeme ořezat 40 % nákladů při výrazném propadu.
Vojta - super optimistickou bych nevytvářel.
Jirka - jaké jsou plány na další koaliční fungování? Např. na mediální spolupráce se STAN? Jak předpokládáme s přechodem lidí do poslaneckého týmu?
Vojta - koaliční smlouva předpokládá, že se dělíme na dva oddělené kluby.
Janka - připomínám, že RV schvaluje rozpočet. Vznikla rozpočtová skupina - chce být přítomna ve všech fázích přípravy.
Jan B. - RP navrhuje rozpočet, RV ho projednává a schvaluje. Dobré, kdyby vznikl tým, který by rozpočet připravoval. Skládal by se ze všech orgánů - RP + odbory + PK + kancelář + další týmy, který mají zájem působit republikově.
Alice - zmiňuje situaci PR na Magistrátu Prahy. Dotaz na Aleše - v rámci května a června se mají týmy zamyslet nad záměry a v červenci/srpnu se bavit o společných projektech?
Aleš - jednotlivých kroků se účastní orgány a odbory. Nesouhlasí, že se odbory dohodnou na rozpočtu.
Mikuláš - ve skutečnosti pokud chceme postupovat jako doposud - pokud budeme vládní strana, tak některé agendy narostou (např. odpovídači). Naopak bude potřeba mít lidi na koordinaci s vládou a kraji. Organizačně náročnější než ve variantě opozice. Jsem skeptický, že by se podařilo ušetřit. Navrhoval, aby se udělaly 2 základní varianty: 1) 40 mandátů koaličních - pesimistická a opozice, 2) 60 mandátů koaličních - optimistická a vláda. Vstup z hlediska hlavně MO do přemýšlení o rozpočtu, bylo by dobré zmapovat dodavatelský strom strany. Teď není dobře zmapován. Je rozdíl, jestli suplujeme deficit dodavatelů v kraji nebo ne.
Vojta - neopouštěl bych vypracování varianty stagnace.
Janka - zdůrazňuji, aby rozpočtová skupina byla zapojena do plánovaných priorit.
Jan B. - jde o to, že v letošním rozpočtu došlo k nepříjemnostem (odbory neměly přehled, jak jsou vedeny priority), aby proces byl transparentní.
Radek - podporuje přístup od M. Ferjenčíka. Další krok by mělo být škálování = podle míry přesností - kolik peněz půjde na co. Projekty, které budeme schopni realizovat od určité výše příspěvku.
Jan H. - byl bych rád za vyšší laťku než při sestavování rozpočtu pro rok 2020. Viděl bych to tak, že na RV skrze RP půjde přehled provozních aktivit a projektů, které chceme dělat. Rád bych, abychom si lépe rozmysleli, co s našimi systémy budeme chtít dělat. Jsem proti projektovému financování, pokud se projekty včas nenaplánují. Je potřeba začít přemýšlet, co budeme příští rok dělat.
Alice - osobně jsem pro projektové financování. Souhlasím s tím, že by se mělo vědět, co je cílem projektu atd. Minulý rok jsem se snažila to tímto směrem vést. Bylo to dostačující?
Radek - v následujících dvou kvartálech se budou řešit příjmy.
Jan B. - rozpočet centrály by se měl předložit RV 15.10. Jasně připraveno, dané priority. Důležité, že nejde jen o softwarové projekty. Aby se nezapomnělo, že nemáme jen technické projekty.
Mikuláš - je ke zvážení, jestli nerozdělit u velkých odborů rozpočet na provozní a rozvojovou část.
Vojta - souhlasím, že provozní lidi je potřeba držet provozně.
Alice - podporuji Mikuláše. V rámci přípravy těch rozpočtů budeme mít původní požadavky odborů?
Jan H. - podklady pro rozpočet bych rozdělil na tři kategorie. Ta třetí - rozvoj pro udržení provozu.
Aleš - 15. 10. není realistický termín předložení rozpočtu. Návrhy se budou stejně muset adaptovat. Konec října je extrémně optimistická varianta.
Jan H. - zeptat se RV, jestli bychom ten termín mohli posunout.
Olga - jsem ráda, že tento strategický výhled řešíme teď. V září bychom měli udělat - zabookovat termíny rozpočtu po volbách (úkol pro Šárku a Aleše). Termín konec října, polovina listopad - budeme ok.
Alice - s harmonogramem souhlasím. Musíme se domluvit, do jakých kategorií budeme výdaje členit a jak je odůvodníme.
Jan H. - má někdo problém s tím, že podklady pro rozpočet se rozdělí do 3 skupin - provozní výdaje, výdaje na rozvoj a výdaje na nutný provozní rozvoj? U každého bude krátké zdůvodnění, proč je potřeba, jaký má přínos. Je to akceptovatelné?
Jan B. - kategorie jsou užitečné, je také potřeba uvést, co se stane, když ten projekt nerealizujeme nebo provozní výdaj škrtneme.
Alice - souhlas s návrhem Jana H.
Alice - jak budeme rozpočtovat součinnost na projektech (někdo komunikuje s vývojářem o zadání úprav aplikace OVK, například)? Bude se to platit z rezervy RP?
Aleš - téma pro další diskuzi. Stanovujeme si za cíl během dubna dospět k nějaké metodice, kde budou meziodborové projekty.
Jan H. - ať si to každý rozpočtuje u sebe.
Aleš - spíše souhlasím, přesuny jsou komplikace
Alice - návrh projektu za AO je OVK.
Aleš - v letošním roce se udělal přehled projektů (kdo je vlastníkem, za jaký odbor) a matice spoluúčasti odborů.
Jan H. - naučme se říkat místo OVK “vylepšení systému o XY”.
Janča - nezapomeňme, že po volbách se budou někteří vedoucí odborů převolovat.
Olga - odlišujme hovorové zkratky vs. precizní psaný projev.
Alice - je vůbec možné změnit rozpočtová pravidla?
Rosťa - to spíše otázka na RV.
Alice - je většinová shoda u návrhů? Debata po těch volbách (říjen/listopad), rozpočet do tří dělení, popis procesu (cíl, co se stane, když se to realizovat nebude)?
Olga - ano.
Alice - počítá se s přechodným obdobím u volení nových vedoucích odborů? Tedy například platit bývalého vedoucího po jeho odchodu za předávání agendy.
Olga - úkol pro další setkání odborů.

5)Systematický přístup ke vzdělávání
Jan H. - občas se děje, že lidé nemají apriorní znalosti fungování veřejné správy. Nefungujeme dost dobře jako úřad, což je špatně. Piráti jsou “jesličkami” pro lidi, kteří pak mění tu veřejnou správu. PO rozjíždí projekt SAKO, zastupitelů mame cca 400 a měli by mít povědomí o veřejné správě. Tedy například správně hospodařit, přemýšlet než uzavřou smlouvu a tak.

Jiří - toto dovzdělání je potřebné.
Jan H. - dotaz na Janču, zda je možné, aby něco takového vzniklo.
Janča - generujeme obrovské množství obsahu, lidi to nečtou a nekoukají na to. Je potřeba se zamyslet nad tím, jak to do nich dostat.
Olga - pojmenujeme to “Jak to udělat, aby Tě nezavřeli”.
Rosťa - nejpalčivější otázka jsou finance. Kdyby hospodáři měli nějaké školení, tak bychom si ušetřili asi 90 % problémů, které teď řešíme.
Jan B. - chybí nám brzda, kterou by měl dělat finanční tým. Podle pravidel hospodaření by měl každou žádost o proplacení přijmout/zamítnout. Kultura hospodaření s penězi ve straně je špatná.
Alice - než budou člověku uděleny pravomoci, měl by projít školením. Lucie to pravidelně řeší, ale často připomíná, že lidé nečtou.
Jan H. - nechci to redukovat jen na otázku hospodaření. Jde o širší oblast. Licencování, ochrana osobních údajů apod. Pokuta pro stranu může mít pro člena finanční dohru.
Aleš - ve firmách se schvalují objednávky předem. Schvalovat až na konci není optimální řešení.
Rosťa - souhlasím, není možné to zúžit jen na oblast hospodaření.
Jan H. - interní audit neřeší některé situace, například když si někdo začne vést bez vědomí AO evidenci něčích osobních údajů.
Olga - přidejme tedy na konec newsletteru brožuru - jak se nenechat zavřít.
Jan H. - newsletteru není příliš čtený. Raději spojit s atraktivním programem vzdělávání zastupitelů. Nepotřebujeme 100% členů, stačí nám 30%, aby měl každý ve své okolí někoho, kdo se orientuje.

6)Shrnutí/závěr
Zvažme různá řešení (úkol), hodně věcí pro PO.
Stanovení příštího setkání strategie: 17. 5. od 15 hodin.

Schůzka odborů: 8. 4. v 16 hodin. Alice je koordinátorkou těchto pravidelných setkání a rozešle pozvánky přes email + doplní setkání do kalendáře.